1. Definition der internen Kontrolle von Einkäufen – Die interne Kontrolle von Einkäufen beinhaltet die Einrichtung und Aufrechterhaltung von Verfahren, die sicherstellen, dass Einkäufe in Übereinstimmung mit den Richtlinien und Verfahren der Organisation durchgeführt werden. Sie beinhaltet auch den Schutz der Vermögenswerte der Organisation vor Risiken wie Betrug, Verschwendung und Missbrauch.
2. die Identifizierung von Risiken in den Einkaufsprozessen – Organisationen müssen potenzielle Risiken in ihren Einkaufsprozessen identifizieren und Schritte zur Minderung dieser Risiken unternehmen. Dazu gehört die Untersuchung bestehender Prozesse auf Schwachstellen und die Entwicklung von Strategien zu deren Beseitigung. Außerdem muss sichergestellt werden, dass die Einkaufsentscheidungen im besten Interesse der Organisation getroffen werden.
3. die Entwicklung von Richtlinien und Verfahren – Organisationen müssen Richtlinien und Verfahren zur Regelung ihrer Einkaufsprozesse festlegen. Dazu gehören die Dokumentation von Prozessen, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten für Einkäufe und die Festlegung von Kriterien für die Bewertung von Anbietern.
4. interne Kontrollen einführen – Organisationen müssen interne Kontrollen einführen, um sicherzustellen, dass ihre Einkaufsprozesse in Übereinstimmung mit den organisatorischen Richtlinien und Verfahren durchgeführt werden. Dazu gehört die Entwicklung von Systemen zur Nachverfolgung von Einkäufen, die Überprüfung, ob Einkäufe mit den Richtlinien übereinstimmen, und die Dokumentation aller Änderungen an den Verfahren.
5. Zuweisung der Verantwortung für Einkäufe – Organisationen müssen die Verantwortung für Einkäufe zuweisen, um sicherzustellen, dass sie effizient und effektiv durchgeführt werden. Dazu gehört, dass eine einzelne Abteilung oder Person mit der Überwachung des Prozesses betraut wird und dass sie für ihre Entscheidungen zur Rechenschaft gezogen wird.
6. Schulung des Personals in Bezug auf Einkäufe – Die Organisationen müssen die für die Durchführung von Einkäufen zuständigen Mitarbeiter angemessen schulen. Dazu gehört, dass sie die Richtlinien und Verfahren der Organisation, die rechtlichen und behördlichen Anforderungen im Zusammenhang mit Einkäufen sowie die mit Einkaufsentscheidungen verbundenen Risiken verstehen.
7. Überwachung und Prüfung von Einkäufen – Organisationen müssen Systeme zur Überwachung und Prüfung von Einkäufen einrichten und aufrechterhalten. Dazu gehört eine regelmäßige Bewertung der Einkäufe, um Probleme oder Unregelmäßigkeiten zu erkennen.
8. Bewertung der internen Kontrollen – Organisationen müssen ihre internen Kontrollen regelmäßig bewerten, um sicherzustellen, dass sie die Risiken wirksam mindern und das Vermögen der Organisation schützen. Dazu gehört auch die Bewertung der Wirksamkeit bestehender Kontrollen und die Ermittlung von Bereichen, in denen Verbesserungen möglich sind.
9. Verbesserung der internen Kontrolle von Einkäufen – Organisationen müssen sich ständig bemühen, ihre interne Kontrolle von Einkäufen zu verbessern. Dazu gehören die Entwicklung neuer Prozesse und Verfahren, Investitionen in Technologien zur Verbesserung der Prozesse und die Bewertung der Wirksamkeit der bestehenden Kontrollen.
Es gibt fünf interne Kontrollen:
1. Festlegung klarer und einheitlicher Erwartungen an die Mitarbeiter
2. Bereitstellung von Ressourcen und Schulungen für die Mitarbeiter, damit sie diese Erwartungen erfüllen können
3. Überwachung der Leistung der Mitarbeiter und Übernahme der Verantwortung für die Ergebnisse
4. Regelmäßige Kommunikation mit den Mitarbeitern über ihre Leistung
5. Ergreifen von Korrekturmaßnahmen, wenn Mitarbeiter die Erwartungen nicht erfüllen
Es gibt sieben interne Kontrollverfahren:
1. die Einrichtung und Aufrechterhaltung eines angemessenen internen Kontrollsystems.
2. Überprüfung und Genehmigung aller Transaktionen.
3. Sicherstellung, dass alle Vorgänge ordnungsgemäß in den Jahresabschlüssen erfasst werden.
4. die Überprüfung und Genehmigung aller Journalbuchungen und Berichtigungsbuchungen.
5. Sicherstellung, dass alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten ordnungsgemäß verbucht werden.
6. Sicherstellung, dass alle Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß verbucht werden.
7. Überprüfung und Genehmigung aller Jahresabschlüsse.
Es gibt mehrere Schlüsselkontrollen für Bestellungen:
1. Bestellungen sollten von einer bestimmten Person innerhalb des Unternehmens genehmigt werden, die die Befugnis hat, das Unternehmen zur Ausgabe von Geld zu verpflichten.
2. Die Person, die die Bestellung genehmigt, sollte sich vergewissern, dass die bestellten Waren oder Dienstleistungen tatsächlich benötigt werden und dass der Kauf im Rahmen des Budgets des Unternehmens liegt.
(3) Die Bestellung sollte alle relevanten Angaben zu den bestellten Waren oder Dienstleistungen enthalten, z. B. Menge, Preis, Liefertermin usw.
4. das Unternehmen sollte über ein System zur Nachverfolgung von Bestellungen und Rechnungen verfügen, um sicherzustellen, dass alle bestellten Waren oder Dienstleistungen erhalten werden und dass das Unternehmen nur für die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen bezahlt.
Es gibt einige wichtige Gründe, warum es wichtig ist, die Einkaufstätigkeiten zu kontrollieren:
1. um sicherzustellen, dass die Ausgaben mit der Gesamtstrategie und den Zielen des Unternehmens in Einklang stehen.
2. Um zu vermeiden, dass zu viel Geld ausgegeben wird und das Budget für unnötige oder ungeplante Posten aufgebraucht wird.
3. ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen, indem günstige Konditionen mit Lieferanten ausgehandelt werden.
4. den Überblick über alle Ausgaben zu behalten und sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß verbucht werden.
5. Vorbeugung von Betrug und Korruption durch die Einrichtung geeigneter Kontrollen und Genehmigungen.
6. Den Einkaufsprozess zu rationalisieren und effizienter zu gestalten.