Ein umfassender Leitfaden für die Abrechnung von Spenden und Einnahmen aus stillen Auktionen
Stille Auktionen sind eine beliebte Form der Mittelbeschaffung für viele gemeinnützige Organisationen und können eine großartige Möglichkeit sein, Mittel für spezielle Projekte oder Initiativen zu beschaffen. Da bei stillen Auktionen jedoch sowohl Spenden als auch Einnahmen anfallen, ist eine ordnungsgemäße Buchführung unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Erlöse genau erfasst und ausgewiesen werden. Dieser Leitfaden bietet einen Überblick über stille Auktionen, erörtert bewährte Verfahren für die Abrechnung von Spenden und Einnahmen und gibt Tipps für die ordnungsgemäße Dokumentation und Nachverfolgung der Gelder.
Stille Auktionen sind eine Art von Auktion, bei der Gebote auf Gegenstände abgegeben werden, die jedoch vor den anderen Bietern geheim gehalten werden. Die Gegenstände werden in der Regel auf Tischen mit Gebotsblättern ausgestellt, auf denen die Bieter Gebote für einen bestimmten Betrag abgeben können. Der Höchstbietende am Ende der Auktion ist der Gewinner. Stille Auktionen werden in der Regel zur Mittelbeschaffung eingesetzt und sind bei Wohltätigkeitsveranstaltungen oder gemeinnützigen Organisationen beliebt.
Stille Auktionen sind eine großartige Möglichkeit, Geld für verschiedene Zwecke zu sammeln, und können eine unterhaltsame und ansprechende Art der Geldbeschaffung sein. Sie können auch eine große Anzahl von Menschen zu einer Veranstaltung locken, da das Bieten und Kaufen spannend und unterhaltsam sein kann. Darüber hinaus können stille Auktionen zur Förderung lokaler Unternehmen genutzt werden, da diese häufig Gegenstände für die Versteigerung zur Verfügung stellen.
Stille Auktionen umfassen sowohl Spenden als auch Einnahmen. Bei den Spenden handelt es sich um Gegenstände oder Dienstleistungen, die der Organisation zur Versteigerung zur Verfügung gestellt wurden, und bei den Einnahmen um die Gewinne, die durch die Auktion erzielt werden. Es ist wichtig, sowohl über die Spenden als auch über die Einnahmen Buch zu führen, um sicherzustellen, dass alle Erlöse korrekt verbucht werden.
Um Spenden und Erlöse ordnungsgemäß zu dokumentieren, ist es wichtig, detaillierte Aufzeichnungen für jeden Artikel zu erstellen. Dazu gehören der Name des Spenders, Kontaktinformationen, eine Beschreibung des Gegenstands oder der Dienstleistung, der Marktwert des Gegenstands und die Höhe des Zuschlags. Diese Informationen sollten geordnet und leicht zugänglich aufbewahrt werden.
Sobald alle Spenden und Einnahmen dokumentiert sind, ist es wichtig, sie nachzuverfolgen, um sicherzustellen, dass alle Einnahmen ordnungsgemäß verbucht werden. Zu diesem Zweck sollten Sie eine Tabelle oder ein anderes System erstellen, um alle Spenden und Einnahmen zu erfassen. Es ist auch wichtig, alle Ausgaben im Zusammenhang mit der stillen Auktion zu erfassen, wie z. B. die Kosten für Material oder Werbung.
Sobald alle Spenden und Einnahmen ordnungsgemäß dokumentiert und nachverfolgt wurden, ist es wichtig, die Unterlagen so zu organisieren, dass sie leicht zugänglich sind. Dazu gehört die Ablage aller Unterlagen an einem sicheren Ort sowie die Einrichtung einer Datenbank oder eines anderen Systems zur Speicherung aller Informationen.
Sobald alle Spenden und Einnahmen ordnungsgemäß erfasst und organisiert sind, müssen sie den zuständigen Behörden gemeldet werden. Dazu kann die Einreichung der Informationen beim Finanzamt oder einer staatlichen Steuerbehörde gehören. Es ist auch wichtig, alle Ausgaben im Zusammenhang mit der stillen Auktion zu melden.
Um sicherzustellen, dass alle Spenden und Einnahmen ordnungsgemäß verbucht werden, ist es wichtig, bei der Buchführung für stille Auktionen bewährte Praktiken zu befolgen. Dazu gehört die Erstellung detaillierter Aufzeichnungen für jede Spende und jeden Ertrag, die Nachverfolgung aller Spenden und Erträge, die Organisation von Aufzeichnungen über stille Auktionen und die Meldung von Spenden und Erträgen an die zuständigen Behörden. Durch die Einhaltung dieser bewährten Verfahren können Organisationen sicherstellen, dass alle Einnahmen aus stillen Auktionen ordnungsgemäß verbucht werden.
Eine stille Auktion gilt in der Regel nicht als Spende für steuerliche Zwecke. Die US-Steuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS) verlangt, dass der Spender jegliche Kontrolle über den Gegenstand aufgegeben haben muss, damit er als Spende gilt. Da der Spender in der Regel das Mindestgebot für einen Artikel der stillen Auktion festlegt, hat er die Kontrolle über den Artikel nicht aufgegeben.
Ja, in den meisten Fällen sind Artikel, die für eine stille Auktion gespendet werden, von der Steuer absetzbar. Die Steuerbehörde verlangt, dass der Gegenstand an eine qualifizierte 501(c)(3)-Organisation gespendet wird, damit der Spender den Abzug geltend machen kann. Der Spender muss außerdem eine schriftliche Bestätigung der Organisation vorlegen, die den Namen der Organisation, das Datum der Spende und eine Beschreibung des gespendeten Gegenstands enthält.
Spendeneinnahmen sollten verbucht werden, sobald das Geld eingegangen ist. Legen Sie dazu in Ihrer Buchhaltungssoftware ein separates Einnahmenkonto für Spendeneinnahmen an. Wenn Sie dann Geld von einer Spendenaktion erhalten, verbuchen Sie es als Einnahme auf diesem Konto.
Je nach Art der Spende und der Organisation, die die Spende erhält, gibt es verschiedene Möglichkeiten, Spenden zu verbuchen. Spendet ein Unternehmen beispielsweise Geld an eine Wohltätigkeitsorganisation, so wird die Spende als Belastung des Kassenkontos und als Gutschrift auf dem Spendenkonto verbucht. Wenn das Unternehmen Waren spendet, wird die Spende als Belastung des Bestandskontos und als Gutschrift auf dem Spendenkonto verbucht. Wenn eine Privatperson Geld an eine Wohltätigkeitsorganisation spendet, wird die Spende zu Lasten des Geldkontos und zu Gunsten des Spendenkontos verbucht.