Ein Überblick über wirksame interne Kontrollen für die Inventarisierung
1. Entwicklung eines Inventarsystems: Die Einrichtung eines effektiven Inventarsystems ist die Grundlage eines jeden erfolgreichen Inventarkontrollsystems. Dazu gehört die Erstellung eines genauen und aktuellen Verzeichnisses aller Bestandsartikel und die Nachverfolgung ihrer Bewegungen im und aus dem Unternehmen. Auf diese Weise kann das Unternehmen genau nachzählen, was auf Lager ist, und Fehlbestände verhindern.
2. Festlegen der Häufigkeit der Bestandszählung: Die Festlegung einer festen Häufigkeit für die Durchführung von Inventurzählungen ist für die Aufrechterhaltung einer genauen Bestandszählung unerlässlich. Unternehmen sollten einen regelmäßigen Zeitplan für die Durchführung physischer Zählungen aufstellen und die Ergebnisse mit den Angaben in den Bestandsaufzeichnungen vergleichen.
3. ein Check-In/Check-Out-System einrichten: Die Einrichtung eines Check-In/Check-Out-Systems ist eine wichtige interne Kontrolle für das Inventar. Dieses System verlangt von den Mitarbeitern, dass sie Artikel ein- und auschecken, wenn sie Artikel in das oder aus dem Unternehmen bringen. Dies hilft dem Unternehmen, die Bewegungen des Inventars zu verfolgen und Diebstahl und andere Verluste zu verhindern.
4. physische Sicherheitsmaßnahmen einsetzen: Auch physische Sicherheitsmaßnahmen sind für eine wirksame Bestandskontrolle unerlässlich. Dies kann den Einsatz von Schlössern, Alarmen und Kameras beinhalten, um das Inventar vor Diebstahl oder anderen Verlusten zu schützen.
5. Einrichtung eines Berechtigungssystems: Die Einrichtung eines Berechtigungssystems ist eine wichtige interne Kontrolle für das Inventar. Dieses System verlangt von den Mitarbeitern, dass sie die Genehmigung des zuständigen Personals einholen, bevor sie Inventar ausgeben oder entgegennehmen. Auf diese Weise kann das Unternehmen die Bewegungen des Inventars verfolgen und unbefugte Transaktionen verhindern.
6. Einsatz von Technologie für die Bestandsverfolgung: Der Einsatz von Technologie für die Bestandsverfolgung ist ein effektiver Weg, um eine genaue Bestandszählung zu erhalten. Dazu kann der Einsatz von Bestandsverwaltungssoftware, RFID-Etiketten und Barcode-Scannern gehören. Auf diese Weise kann das Unternehmen die Bewegungen des Bestands in Echtzeit verfolgen und eine genaue Zählung gewährleisten.
7. Einrichtung eines Auftragsabwicklungssystems: Die Einrichtung eines Auftragsabwicklungssystems ist ebenfalls wichtig für eine wirksame Bestandskontrolle. Dieses System setzt voraus, dass die Mitarbeiter die Kundenbestellungen zeitnah und genau bearbeiten. Auf diese Weise kann das Unternehmen die Erwartungen der Kunden erfüllen und Bestandsverluste verringern.
8. Verwendung von Barcodes für die Bestandsverfolgung: Die Verwendung von Barcodes für die Bestandsverfolgung ist ein effektiver Weg, um eine genaue Bestandszählung zu erhalten. Mit Hilfe von Barcodes lassen sich Bestandsbewegungen verfolgen sowie Diebstahl und andere Verluste verhindern.
9. Einrichtung eines Rückgabe- und Umtauschsystems: Die Einrichtung eines Rückgabe- und Umtauschsystems ist für eine wirksame Bestandskontrolle unerlässlich. Dieses System setzt voraus, dass die Mitarbeiter Rücksendungen und Umtäusche von Kunden zeitnah und korrekt bearbeiten. Dies hilft dem Unternehmen, die Erwartungen der Kunden zu erfüllen und Bestandsverluste zu verringern.
Einige Beispiele für interne Kontrollen sind:
– Festlegung klarer und präziser Richtlinien und Verfahren
– Aufteilung von Befugnissen und Zuständigkeiten auf verschiedene Personen
– Zugang zu Informationen und Ressourcen auf einer Need-to-know-Basis
– Führung genauer und aktueller Aufzeichnungen
– Überwachung der Einhaltung von Richtlinien und Verfahren
– Untersuchung und rechtzeitige Behebung von Unstimmigkeiten
– Korrekturmaßnahmen zur Behebung festgestellter Schwachstellen
Die Bestandskontrolle ist ein System zur Verfolgung von Lagerbeständen, Bestellungen und Verkäufen. Die Bestandskontrolle kann Unternehmen dabei helfen, den Überblick über die Lagerbestände zu behalten und sicherzustellen, dass die Produkte verfügbar sind, wenn die Kunden sie benötigen.
Es gibt verschiedene Methoden der Bestandskontrolle, aber eine gängige Methode ist die so genannte „Just-in-time“-Bestandskontrolle. Just-in-Time-Bestandsführung bedeutet, dass Unternehmen nur so viel Bestand bestellen, wie sie aktuell nachfragen können. Auf diese Weise können die Unternehmen Lagerkosten sparen und Fehlbestände vermeiden.
Eine weitere gängige Methode der Bestandskontrolle ist die „wirtschaftliche Bestellmenge“ (EOQ). EOQ ist eine Formel, mit deren Hilfe Unternehmen die ideale Bestellmenge für jedes Produkt bestimmen können. Ziel der EOQ ist es, die Gesamtkosten des Lagerbestands zu minimieren, einschließlich der Kosten für die Bestellung und das Halten des Bestands.
Beispiel
Angenommen, ein Unternehmen verkauft Widgets. Das Unternehmen verwendet eine Just-in-Time-Bestandsführung, d. h. es bestellt nur so viele Widgets, wie der aktuellen Kundennachfrage entsprechen.
Das Unternehmen verwendet die EOQ-Formel, um festzustellen, dass die ideale Bestellmenge für Widgets 100 beträgt. Dies bedeutet, dass das Unternehmen jeweils 100 Widgets bestellen sollte.
Das Unternehmen hat derzeit einen Bestand von 50 Widgets. Das bedeutet, dass das Unternehmen 50 Widgets bestellen muss, um die Kundennachfrage zu befriedigen. Das Unternehmen gibt eine Bestellung über 50 Widgets auf und erhält sie in zwei Wochen.
In der Zwischenzeit verkauft das Unternehmen 30 Widgets. Damit hat das Unternehmen noch 20 Widgets auf Lager. Wenn das Unternehmen die neue Bestellung von 50 Widgets erhält, hat es genug Widgets, um die Kundennachfrage für die nächsten zwei Wochen zu decken.