Wenn Sie ein Unternehmen gründen, ist es wichtig, die gesetzlichen Vorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen zu kennen. Es gibt verschiedene Arten von Dokumenten, die aufbewahrt werden müssen, z. B. Jahresabschlüsse, Mitarbeiterunterlagen und Steuererklärungen. Es ist auch wichtig, Aufzeichnungen über alle vom Unternehmen getroffenen Entscheidungen zu führen, z. B. Verträge und Geschäftsprotokolle. Genaue und organisierte Aufzeichnungen können Unternehmen dabei helfen, einen reibungslosen und legalen Betrieb aufrechtzuerhalten.
Wie lange ein Unternehmen seine Aufzeichnungen aufbewahren sollte, hängt von der Art der Aufzeichnung und den rechtlichen Anforderungen an das Unternehmen ab. Im Allgemeinen sollten Unternehmen ihre Unterlagen mindestens drei Jahre lang aufbewahren, aber in manchen Fällen müssen sie sie auch länger aufbewahren. Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen für jede Art von Aufzeichnungen, wie z. B. Mitarbeiteraufzeichnungen oder Steuererklärungen, zu kennen und sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen über den erforderlichen Zeitraum aufbewahrt werden.
Eine gute Buchführung kann Unternehmen in vielerlei Hinsicht helfen. Sie kann Unternehmen dabei helfen, ihre Fortschritte zu verfolgen und ihre Leistung im Laufe der Zeit zu bewerten. Sie kann auch dazu beitragen, Streitigkeiten zu vermeiden, da Aufzeichnungen als Nachweis für getroffene Vereinbarungen oder Entscheidungen dienen können. Eine gute Buchführung kann auch dazu beitragen, dass die Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften einhalten.
Eine mangelhafte Buchführung kann für Unternehmen eine Reihe von Problemen mit sich bringen. Sie kann zu Geldstrafen und Bußgeldern für die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften führen. Außerdem kann es schwierig sein, Fortschritte zu verfolgen und die Leistung zu bewerten. Schlechte Aufzeichnungen können auch zu Streitigkeiten und Unstimmigkeiten führen, da die Aufzeichnungen möglicherweise keine Nachweise für getroffene Vereinbarungen oder Entscheidungen enthalten.
Eine gute Aktenführung erfordert die Verwendung genauer, aktueller Aufzeichnungen und Systeme. Es muss sichergestellt werden, dass die Aufzeichnungen sicher aufbewahrt werden und dass der Zugang zu den Aufzeichnungen auf die Personen beschränkt ist, die ihn benötigen. Außerdem ist es wichtig, ein System zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung der Aufzeichnungen einzurichten.
Für die Aufbewahrung von Unterlagen gibt es je nach Art der Unterlagen und den Anforderungen des Unternehmens eine Reihe von Möglichkeiten. Aufzeichnungen können in Papierform oder elektronisch auf einem Computer oder in einem Cloud-Speichersystem gespeichert werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass das Speichersystem sicher ist und dass der Zugang zu den Unterlagen auf die Personen beschränkt ist, die ihn benötigen.
Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Unterlagen sicher aufbewahrt werden, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Es ist wichtig, ein System zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung der Aufzeichnungen einzurichten, um sicherzustellen, dass sie korrekt und aktuell sind. Die Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass nur die Personen Zugang zu den Aufzeichnungen haben, die sie benötigen.
Unternehmen müssen die gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen einhalten, sonst drohen ihnen empfindliche Strafen. Diese Strafen können Geldbußen, Beschränkungen der Unternehmenstätigkeit oder sogar strafrechtliche Anklagen umfassen. Es ist wichtig, sich über die spezifischen gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen zu informieren und sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen während des vorgeschriebenen Zeitraums aufbewahrt werden.
Nach Angaben der Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) müssen Sie Bankauszüge nur mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Im Allgemeinen wird jedoch empfohlen, die Kontoauszüge mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren, da dies die Verjährungsfrist für die meisten Formen des Betrugs ist.
Es gibt einige Gründe, warum Sie die Unterlagen 7 Jahre lang aufbewahren müssen. Erstens hat die kanadische Steuerbehörde (CRA) eine Verjährungsfrist von 7 Jahren. Das bedeutet, dass sie Ihre Steuern bis zu 7 Jahre lang überprüfen können. Wenn Sie also Unstimmigkeiten bei Ihren Steuern haben, könnten Sie für Steuernachzahlungen, Zinsen und Strafen zur Kasse gebeten werden. Wenn Sie verklagt werden, kann die Gegenpartei Ihre Finanzunterlagen bis zu 7 Jahre zurückfordern. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Unterlagen gut aufbewahren – für den Fall, dass Sie sich einmal vor Gericht verteidigen müssen.
Das Finanzamt kann in bestimmten Fällen weiter als 10 Jahre zurückgehen, z. B. wenn Sie seit einiger Zeit keine Steuern mehr eingereicht haben oder wenn Sie Steuern schulden. Sie können Ihre Steuererklärung auch prüfen, wenn sie glauben, dass ein Betrug oder Fehler vorliegt. Obwohl das Finanzamt in der Regel nur 10 Jahre zurückgeht, kann es unter bestimmten Umständen noch weiter zurückblicken.
Unternehmen sollten Aufzeichnungen über ihre Einnahmen und Ausgaben 7 Jahre lang aufbewahren. Dazu gehören Quittungen, Rechnungen, Kontoauszüge und alle anderen Unterlagen, aus denen hervorgeht, wie viel Geld das Unternehmen eingenommen und ausgegeben hat. Anhand dieser Aufzeichnungen können Unternehmen ihre finanzielle Leistung im Laufe der Zeit nachvollziehen und ihre Steuererklärung leichter erstellen.
Es gibt keine endgültige Antwort auf diese Frage, da sie von dem Land abhängt, in dem Sie die Unterlagen aufbewahren, sowie von der Art der Unterlagen. Im Allgemeinen verlangen die meisten Länder jedoch, dass Finanzunterlagen mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu gehören Unterlagen wie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und entwertete Schecks.