Rechnungsnummern sind für die Verfolgung und Verwaltung der finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens unerlässlich. Das Wissen, wie man sie in QuickBooks richtig verwaltet, kann ein Schlüssel zu einer effizienten Buchhaltung sein. Dieser Artikel bietet eine einfache Anleitung zur Verwaltung von Rechnungsnummern in QuickBooks.
Der erste Schritt bei der Verwaltung von Rechnungsnummern in QuickBooks besteht darin, eine Rechnungsnummernserie einzurichten. So können Sie die Rechnungsnummern leichter nachverfolgen und sicherstellen, dass jede Nummer eindeutig ist. Öffnen Sie dazu die Rechnungseinstellungen in QuickBooks und wählen Sie „Neue Serie erstellen“. Geben Sie einen Namen für die Serie, die Startnummer und die Endnummer ein.
Sobald die Serie eingerichtet ist, besteht der nächste Schritt darin, den Rechnungen Rechnungsnummern zuzuweisen. Dies kann manuell oder automatisch erfolgen. Um Rechnungsnummern manuell zuzuweisen, wählen Sie in den Rechnungseinstellungen die Option „Nummer zuweisen“. Um Rechnungsnummern automatisch zuzuweisen, wählen Sie die Option „Automatisch zuweisen“.
Sobald die Rechnungsnummern zugewiesen sind, ist es wichtig, sie zu verfolgen. Dazu können Sie die Funktion „Rechnungen suchen“ in QuickBooks verwenden. Mit dieser Funktion können Sie nach Rechnungen anhand der Rechnungsnummer suchen. Auf diese Weise lässt sich die gesuchte Rechnung schnell und genau finden.
Wenn eine Rechnung gelöscht werden soll, muss auch die Rechnungsnummer gelöscht werden. Dazu wählen Sie in den Rechnungseinstellungen „Nummer löschen“. Dadurch wird die Rechnungsnummer gelöscht und sichergestellt, dass sie nicht mehr verwendet wird.
Wenn eine Rechnung bearbeitet werden muss, ist es wichtig, dass die Rechnungsnummer aktualisiert wird. Dazu wählen Sie in den Rechnungseinstellungen die Option „Nummer bearbeiten“. Dadurch wird die Rechnungsnummer aktualisiert und sichergestellt, dass sie korrekt ist.
QuickBooks ermöglicht es Ihnen auch, Rechnungsnummern zu generieren. Dazu wählen Sie in den Rechnungseinstellungen die Option „Generieren“. Dadurch wird eine eindeutige Rechnungsnummer erzeugt, die für alle Rechnungen verwendet werden kann.
Die Verwaltung von Rechnungsnummern in QuickBooks ist ein wichtiger Bestandteil einer effizienten Buchhaltung. Dieser Artikel enthält eine einfache Anleitung für die Verwaltung von Rechnungsnummern in QuickBooks. Wenn Sie diese Schritte befolgen, ist es einfach, eine Rechnungsnummernserie einzurichten, Rechnungsnummern zuzuweisen, Rechnungsnummern zu verfolgen und zu löschen sowie Rechnungsnummern zu erzeugen.
Um den Überblick über Rechnungen in QuickBooks zu behalten, müssen Sie ein System zur Codierung und Verfolgung von Rechnungen einrichten. Dazu können Sie ein separates Bankkonto für die Rechnungsstellung einrichten, das es Ihnen ermöglicht, alle Rechnungen an einem Ort zu verfolgen. Alternativ können Sie für jeden Kunden oder jedes Projekt in QuickBooks einen eigenen Code einrichten, mit dem Sie die Rechnungen nach Kunden oder Projekten verfolgen können. Welches System Sie auch immer wählen, achten Sie darauf, dass Sie es dokumentieren, damit Sie in Zukunft leicht darauf zurückgreifen können.
Öffnen Sie das Kundencenter und doppelklicken Sie auf den Kundennamen. Wählen Sie die Transaktionsart: Rechnungen. So erhalten Sie eine Liste aller Rechnungen für diesen Kunden. Sie können auch auf das Dropdown-Menü Berichte klicken und Kunden & Forderungen wählen. Damit erhalten Sie eine Liste aller Kunden und ihrer ausstehenden Rechnungen.
Ja, QuickBooks kann automatisch Rechnungsnummern generieren. Gehen Sie dazu in das Menü Einstellungen und wählen Sie die Option Rechnungen und Kostenvoranschläge. Aktivieren Sie auf dem Bildschirm Rechnungen und Kostenvoranschläge das Kontrollkästchen Rechnungsnummern automatisch zuweisen.
Es gibt eine Reihe von Gründen, warum QuickBooks Rechnungsnummern überspringt. Eine Möglichkeit ist, dass Sie die Einstellung „Nummerierung“ auf „Manuell“ gesetzt haben. Mit dieser Einstellung müssen Sie die Rechnungsnummer für jede neue Rechnung manuell eingeben.
Eine andere Möglichkeit ist, dass Sie versuchen, eine Rechnung für einen Kunden zu erstellen, der bereits eine Rechnung mit derselben Nummer hat. In diesem Fall erhöht QuickBooks automatisch die Rechnungsnummer, um die Erstellung eines Duplikats zu vermeiden.
Wählen Sie auf der QuickBooks-Startseite Kunden und dann Rechnung.
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Rechnungseinstellungen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anpassen“ neben „Rechnungsnummern“.
Wählen Sie die Optionsschaltfläche neben Rechnungsnummern nicht verwenden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.