Einführung in die Umgangsformen im Unternehmen
Wenn Sie eine E-Mail an einen Mitarbeiter des Unternehmens senden, sollten Sie darauf achten, dass Sie sich professionell und höflich präsentieren. Obwohl das Versenden einer E-Mail in der Regel weniger formell ist als das Schreiben eines Briefes, ist es dennoch wichtig, die Etikette zu beachten, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Recherchieren Sie den Mitarbeiter des Unternehmens
Bevor Sie mit dem Schreiben Ihrer E-Mail beginnen, sollten Sie sich über den Mitarbeiter des Unternehmens, an den Sie schreiben, informieren. Erkundigen Sie sich nach seinem Titel und dem Unternehmen, für das er arbeitet. Diese Informationen helfen Ihnen bei der Gestaltung Ihrer Begrüßung und stellen sicher, dass Sie sie angemessen ansprechen. Gestaltung der Begrüßung
Wenn Sie Ihre Begrüßung verfassen, sollten Sie den Titel des Mitarbeiters verwenden, z. B. „Herr“, „Frau“ oder „Frau“. Wenn Sie den Vornamen kennen, können Sie ihn in die Begrüßung aufnehmen. Vermeiden Sie allzu vertraute Ausdrücke, wie Spitznamen oder Kosenamen. Stellen Sie sich selbst vor
Wenn Sie sich vorstellen, geben Sie Ihren Namen und den Grund für Ihr Schreiben an. Fassen Sie sich kurz, aber machen Sie deutlich, warum Sie sich an den Mitarbeiter des Unternehmens wenden. Achten Sie darauf, dass die Informationen für das Unternehmen relevant sind und keine unnötigen Details enthalten. Formale Sprache
Wenn Sie an einen Unternehmensvertreter schreiben, sollten Sie eine formale Sprache verwenden. Vermeiden Sie Slang, Jargon und eine allzu saloppe Sprache. Halten Sie sich an eine professionelle Sprache und an Formulierungen, die für ein geschäftliches Umfeld angemessen sind. Berücksichtigen Sie die Zeitverschiebung
Wenn Sie an einen Unternehmensvertreter in einer anderen Zeitzone schreiben, sollten Sie die Zeitverschiebung berücksichtigen. Achten Sie darauf, dass Sie die E-Mail zu einer angemessenen Zeit in der Zeitzone des Empfängers abschicken, damit Sie ihn nicht stören. Der richtige Ton
Wenn Sie an einen Unternehmensvertreter schreiben, sollten Sie einen höflichen und respektvollen Ton anschlagen. Vermeiden Sie eine übermäßig selbstbewusste Sprache und stellen Sie keine Forderungen. Zeigen Sie, dass Sie sich die Zeit nehmen, höflich und professionell zu sein. Nachfassschreiben
Schließlich ist es wichtig, ein Nachfassschreiben zu senden, wenn Sie keine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten haben. Ein einfaches Follow-up zeigt, dass Sie immer noch an der Konversation interessiert sind und sich die Zeit nehmen, um nachzufassen.
Wenn Sie diese E-Mail-Etikette befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails an Unternehmensvertreter respektvoll und professionell sind. So machen Sie einen guten ersten Eindruck und stellen sicher, dass Ihre E-Mails ernst genommen werden.
Wenn Sie jemanden in einem beruflichen Kontext ansprechen, ist es immer am besten, sich auf die Seite der Förmlichkeit zu schlagen. Das bedeutet, dass Sie einen förmlichen Titel (z. B. Herr, Frau, Dr. usw.) und den Nachnamen verwenden, es sei denn, Sie sind sicher, dass die Person es vorzieht, mit ihrem Vornamen angesprochen zu werden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie immer nachfragen. Sobald Sie den Namen der Person kennen, können Sie die E-Mail mit einer Standardbegrüßung beginnen, z. B. „Sehr geehrter Herr Smith“, „Sehr geehrte Frau Jones“ oder „Sehr geehrter Dr. Nguyen“.
Wenn Sie einen Beamten in einer E-Mail ansprechen, sollten Sie seinen Titel, gefolgt von seinem Nachnamen, verwenden. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an den Präsidenten der Vereinigten Staaten schicken, sprechen Sie ihn mit „Präsident Obama“ an. Wenn Sie sich per E-Mail an ein Mitglied des US-Kongresses wenden, würden Sie ihn als „Abgeordneter Smith“ ansprechen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Anrede die richtige ist, können Sie einfach „Mr.“ oder „Ms.“, gefolgt vom Nachnamen, verwenden.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich in einem beruflichen Umfeld zu begrüßen. „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“ sind immer eine sichere Wahl. Wenn Sie jemanden zum ersten Mal treffen, können Sie auch „Schön, Sie kennenzulernen“ sagen. Sie können auch einfach „Hallo“ sagen.
Ein professioneller Geschäftsgruß ist eine formelle oder halbformelle Anrede, die bei der Kommunikation mit Klienten, Kunden oder Geschäftspartnern verwendet wird. Die Begrüßung kann persönlich, telefonisch oder schriftlich erfolgen und wird in der Regel durch den Namen und den Titel der Person ergänzt.
„Hallo, [Name]“ ist immer eine gute Möglichkeit, eine E-Mail zu beginnen. Sie können auch etwas wie „Hallo!“ oder „Guten Morgen!“ versuchen, je nach Tageszeit und Beziehung des Empfängers zu Ihnen.