Die Abstimmung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein Prozess, bei dem verglichen und überprüft wird, ob die im Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem eines Arbeitgebers und den zugehörigen Konten erfassten Beträge mit den Beträgen übereinstimmen, die der Regierung und anderen dritten Organisationen gemeldet werden. Dieser Prozess trägt dazu bei, dass die Lohn- und Gehaltskosten korrekt verbucht und die Steuern und sonstigen Leistungen, die den Arbeitnehmern zustehen, pünktlich gezahlt werden.
Der Lohn- und Gehaltsabgleich gibt Arbeitgebern die Gewissheit, dass die Lohn- und Gehaltsdaten, die sie den Behörden und anderen Dritten zur Verfügung stellen, korrekt sind. Außerdem wird dadurch sichergestellt, dass alle Steuern und Leistungen, die den Arbeitnehmern zustehen, korrekt berechnet und rechtzeitig gezahlt werden. Der Lohn- und Gehaltsabgleich hilft den Arbeitgebern auch dabei, Unstimmigkeiten oder Fehler im Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem proaktiv zu erkennen und schnell zu korrigieren.
Zu den Lohnunterlagen, die für die Abstimmung verwendet werden, gehören Lohnregister, Lohnjournale, Lohnabrechnungen für Arbeitnehmer und Steuererklärungen für Arbeitgeber. Diese Aufzeichnungen müssen verglichen und überprüft werden, um die Richtigkeit und Genauigkeit der Abrechnungsdaten zu gewährleisten.
Der Abgleich der Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst in der Regel eine Überprüfung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter, der Lohn- und Gehaltslisten und der Lohn- und Gehaltsjournale. Die Lohnbuchhaltung und das Lohnjournal müssen verglichen und überprüft werden, um die Richtigkeit und Genauigkeit der Lohndaten sicherzustellen. Der Arbeitgeber muss auch alle fälligen Sozialleistungen und Steuern, die an den Staat abgeführt werden müssen, überprüfen und nachweisen.
Der Hauptnutzen des Lohn- und Gehaltsabgleichs besteht darin, dass er Arbeitgebern hilft, Unstimmigkeiten oder Fehler in ihrem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem zu erkennen und schnell zu korrigieren. Der Abgleich der Lohn- und Gehaltsabrechnung trägt auch dazu bei, die Richtigkeit und Genauigkeit der an die Behörden gemeldeten Lohn- und Gehaltsdaten zu gewährleisten, was dazu beitragen kann, teure Strafen und andere rechtliche Probleme zu vermeiden.
Wenn ein Arbeitgeber die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht abgleicht, kann dies erhebliche Risiken mit sich bringen. Arbeitgeber können mit Strafen und anderen rechtlichen Problemen konfrontiert werden, wenn sie ihre Lohndaten nicht korrekt an die Behörden melden. Außerdem drohen Geldbußen und andere Strafen, wenn sie die fälligen Leistungen und Steuern für ihre Mitarbeiter nicht korrekt abführen.
Um einen korrekten Abgleich der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu gewährleisten, sollten Arbeitgeber die Lohn- und Gehaltslisten, die Lohnabrechnungen der Arbeitnehmer und die Steuererklärungen des Arbeitgebers überprüfen und verifizieren. Sie sollten auch alle fälligen Leistungen für Arbeitnehmer und alle Steuern, die an die Regierung zu zahlen sind, überprüfen. Die Arbeitgeber sollten auch sicherstellen, dass ihr Lohnbuchhaltungssystem regelmäßig mit genauen Informationen aktualisiert wird.
Zu den häufigsten Fehlern bei der Abstimmung der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehören falsche oder fehlende Angaben zu den Arbeitnehmern, eine falsche Berechnung der Löhne und Gehälter, eine falsche Berechnung der Steuern, eine falsche Berechnung der Leistungen und eine falsche Auszahlung der Leistungen an die Arbeitnehmer.
Arbeitgeber können die Vorteile automatisierter Systeme für den Lohn- und Gehaltsabgleich nutzen, um den Prozess zu rationalisieren und Genauigkeit zu gewährleisten. Diese Systeme ermöglichen Arbeitgebern einen schnellen und genauen Vergleich von Lohn- und Gehaltslisten, Lohnabrechnungen und Steuererklärungen des Arbeitgebers. Automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme tragen auch dazu bei, dass alle fälligen Sozialleistungen und Steuern genau berechnet und pünktlich gezahlt werden.
Im Idealfall sollte die Gehaltsabrechnung wöchentlich abgestimmt werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Unstimmigkeiten rechtzeitig erkannt und behoben werden. Wenn die Gehaltsabrechnung nicht regelmäßig abgestimmt wird, kann es sehr schwierig werden, Fehler zu erkennen und zu korrigieren.
Es gibt folgende drei Arten von Abstimmungen
1. Bankabstimmung
2. Kreditkartenabstimmung
3. Debitorenabstimmung
Bei einer Gehaltsabstimmung werden die an die Mitarbeiter gezahlten Beträge mit den in den Lohnunterlagen des Unternehmens erfassten Beträgen abgeglichen. So kann sichergestellt werden, dass den Mitarbeitern der richtige Betrag gezahlt wird und dass die Gehaltsabrechnungen des Unternehmens korrekt sind.
Um eine Gehaltsabstimmung zu erstellen, müssen Sie die folgenden Informationen sammeln:
– Der Gesamtbetrag, der den Arbeitnehmern im betreffenden Lohn- und Gehaltszeitraum gezahlt wurde
– Eine Liste aller Arbeitnehmer und ihrer jeweiligen Lohn- und Gehaltssätze
– Die Gesamtzahl der von jedem Arbeitnehmer im betreffenden Lohn- und Gehaltszeitraum geleisteten Arbeitsstunden
– Eine Aufzeichnung aller Abzüge, die von den Löhnen und Gehältern der Arbeitnehmer vorgenommen wurden
Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie mit der Abstimmung der Lohn- und Gehaltsabrechnung beginnen. Dazu müssen Sie die Gesamtsumme der an die Arbeitnehmer gezahlten Beträge mit der Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden abgleichen und dann überprüfen, ob die vorgenommenen Abzüge korrekt sind. Wenn es Unstimmigkeiten gibt, müssen Sie diese untersuchen und korrigieren.
Beim Lohn- und Gehaltsabgleich werden die an die Mitarbeiter gezahlten Beträge mit den in der Buchhaltung erfassten Beträgen abgeglichen. Dies geschieht in der Regel in regelmäßigen Abständen, z. B. am Ende eines jeden Gehaltszeitraums. Der Abgleich kann vom Geschäftsinhaber, einem Buchhalter oder einem Lohnbuchhaltungsdienst durchgeführt werden.