Geschäftstreffen umfassen oft eine Reihe von Themen und Aktivitäten. Es ist wichtig, eine Tagesordnung aufzustellen, aus der hervorgeht, welche Ziele die Sitzung verfolgt, wer teilnimmt und was besprochen wird. Bei der Aufstellung einer Tagesordnung ist es wichtig, zwischen neuen und alten Angelegenheiten zu unterscheiden. Zu den neuen Angelegenheiten gehören Themen, die neu für die Sitzung sind, während zu den alten Angelegenheiten alle Themen gehören, die bereits besprochen wurden oder sich auf frühere Sitzungen beziehen.
Bei der Festlegung der Tagesordnung für ein Geschäftstreffen ist es wichtig, den Zeitrahmen für jedes Thema zu berücksichtigen. Für neue Angelegenheiten sollte genügend Zeit eingeplant werden, damit die Diskussion gründlich und effektiv geführt werden kann. Alte Angelegenheiten sollten so effizient wie möglich behandelt werden. Bei der Aufstellung der Tagesordnung sollte auch berücksichtigt werden, wie viel Zeit jedem Teilnehmer für die Sitzung zur Verfügung steht.
Nicht alle Geschäfte sind gleich. Es ist wichtig, die Unterschiede zwischen den verschiedenen Arten von Geschäften zu verstehen, wenn man die Tagesordnung für eine Besprechung festlegt. So geht es beispielsweise bei operativen Geschäften um Themen, die mit dem Tagesgeschäft zusammenhängen, und sie sind in der Regel von kürzerer Dauer. Strategische Angelegenheiten beinhalten Themen, die sich auf die langfristige Planung beziehen und können mehr Zeit für Diskussionen erfordern.
Bei der Vorbereitung einer Geschäftssitzung ist es wichtig, sowohl neue als auch alte Angelegenheiten zu berücksichtigen. Für neue Angelegenheiten sollten die Teilnehmer alle relevanten Informationen oder Materialien zu diesem Thema mitbringen. Für alte Angelegenheiten sollten die Teilnehmer alle Notizen oder Dokumente durchsehen, die in früheren Sitzungen besprochen wurden.
Neben der Kenntnis der zu besprechenden Themen ist es auch wichtig, die erforderlichen Teilnehmer für die Sitzung zu ermitteln. Für neue Angelegenheiten werden möglicherweise andere Teilnehmer benötigt als für alte Angelegenheiten. Es ist wichtig, die Fähigkeiten und Erfahrungen jedes Teilnehmers zu berücksichtigen, wenn man bestimmt, wer zu der Sitzung eingeladen werden soll.
Bei der Aufstellung der Tagesordnung für ein Geschäftstreffen ist es wichtig, ausreichend Zeit für Diskussionen einzuplanen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Themen in angemessenem Umfang behandelt werden und keine Themen überstürzt behandelt werden. Es ist auch wichtig, bei der Festlegung der Tagesordnung zu berücksichtigen, wie viel Zeit jeder Teilnehmer für die Sitzung zur Verfügung hat.
Bei der Festlegung der Tagesordnung für ein Geschäftstreffen ist es wichtig, die Ziele des Treffens festzulegen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle erörterten Themen mit dem Gesamtzweck der Sitzung in Zusammenhang stehen. Ziele und Zielsetzungen bieten auch einen Rahmen für die Diskussion und helfen, die Sitzung auf Kurs zu halten.
Neben der Festlegung von Zielen ist es auch wichtig, Grundregeln für die Sitzung festzulegen. So sollten sich die Teilnehmer beispielsweise auf ein Zeitlimit für jedes Thema einigen und festlegen, wie lange die Sitzung dauern soll. Grundregeln tragen dazu bei, dass die Sitzung produktiv und effizient verläuft.
Nach der Besprechung ist es wichtig, Folgeaufgaben zuzuweisen, um sicherzustellen, dass die Ziele der Besprechung erreicht werden. Dazu gehört die Zuweisung von Aufgaben an die Teilnehmer, z. B. die Recherche zu einem bestimmten Thema oder das Schreiben eines Berichts. Nachbereitungsaufgaben sind ein wichtiger Bestandteil des Besprechungsprozesses und tragen dazu bei, dass die Ziele der Besprechung erreicht werden.
Neue Angelegenheiten beziehen sich in der Regel auf Punkte, die während einer Sitzung diskutiert und beschlossen werden sollen. Dazu kann alles gehören, von der Prüfung neuer Vorschläge bis zur Erörterung potenzieller neuer Projekte.
Alte Angelegenheiten sollten vor neuen Angelegenheiten auf die Tagesordnung gesetzt werden. Auf diese Weise kann das Team alle unerledigten Punkte aus der vorangegangenen Sitzung überprüfen und abschließen, bevor es zu neuen Themen übergeht. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nichts unter den Tisch fällt und dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
1. Der Zweck der Besprechung
2. Das angestrebte Ergebnis der Sitzung
3. Die Tagesordnung oder die Themen, die während der Sitzung behandelt werden sollen
4. Das Zeitlimit für jeden Tagesordnungspunkt
5. Name der für die einzelnen Tagesordnungspunkte zuständigen Person
Die drei Arten von Tagesordnungen sind die Bildungsagenda, die Sitzungsagenda und die Projektagenda.
Die Bildungsagenda dient dazu, den Teilnehmern der Sitzung Informationen zu vermitteln. Diese Art von Tagesordnung wird häufig bei Schulungen oder Seminaren verwendet.
Die Besprechungsagenda soll die Diskussion und Entscheidungsfindung unter den Teilnehmern der Besprechung erleichtern. Sie enthält häufig eine Liste der zu besprechenden Themen und einen Zeitplan für die Aktivitäten.
Die Projektagenda dient dazu, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen und die nächsten Schritte festzulegen. Diese Art von Agenda enthält oft einen Zeitplan mit Meilensteinen und Ergebnissen.
Es gibt einige Dinge, die nicht in die Tagesordnung einer Besprechung aufgenommen werden sollten, um die Besprechung effektiver und effizienter zu gestalten. Erstens sollten Punkte, die für den Zweck der Besprechung nicht relevant sind, nicht aufgenommen werden. Dies trägt dazu bei, dass die Besprechung zielgerichtet und konzentriert verläuft. Zweitens sollten Punkte, die nicht zeitkritisch oder dringend sind, nicht in die Tagesordnung aufgenommen werden. Auf diese Weise wird verhindert, dass die Sitzung durch weniger wichtige Themen abgelenkt wird. Schließlich sollten Punkte, die umstritten sind oder zu Konflikten führen könnten, nicht auf die Tagesordnung gesetzt werden. Dies trägt dazu bei, dass die Sitzung ruhig und konstruktiv verläuft.