Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem ist ein Softwareprogramm, das von Arbeitgebern verwendet wird, um die Finanzbuchhaltung für Löhne und Steuern der Arbeitnehmer zu verwalten. Es hilft den Arbeitgebern, die Arbeitnehmer genau und pünktlich zu bezahlen und die erforderlichen Lohnsteuern zu berechnen, einzubehalten und zu melden. Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme werden auch für die Verwaltung von Leistungen und Abzügen für Arbeitnehmer, wie z. B. 401K und Krankenversicherung, verwendet.
Der Einsatz eines Gehaltsabrechnungssystems kann Arbeitgebern Zeit und Geld sparen. Es macht die manuelle Eingabe und Berechnung von Mitarbeiterdaten überflüssig und birgt die Gefahr menschlicher Fehler. Außerdem kann es dem Arbeitgeber helfen, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter besser zu verfolgen und Abzüge und Leistungen zu verwalten.
Gehaltsabrechnungssysteme umfassen in der Regel Komponenten wie Mitarbeiterdatenbanken, Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung und Steuerberichte. Diese Komponenten ermöglichen es Arbeitgebern, Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten zu verwalten und Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse zu automatisieren.
Es gibt verschiedene Arten von Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen, darunter Cloud-basierte Systeme, Desktop-Systeme und integrierte Systeme. Cloud-basierte Systeme ermöglichen es Arbeitgebern, von jedem beliebigen Ort aus auf Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten zuzugreifen, während Desktop-Systeme auf dem Computer des Arbeitgebers installiert sind. Integrierte Systeme verknüpfen die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit anderen Geschäftsprozessen, z. B. mit Personalinformationssystemen und Buchhaltungssystemen.
Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme müssen alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten. Dazu gehören der Fair Labor Standards Act, der Family and Medical Leave Act und die Lohnsteuergesetze des Internal Revenue Service. Arbeitgeber müssen auch die für Lohnabrechnungssysteme geltenden staatlichen und lokalen Gesetze einhalten.
Die Gehaltsabrechnungssysteme müssen sicher sein, um die Daten der Mitarbeiter zu schützen. Arbeitgeber sollten sichere Passwörter verwenden und Daten verschlüsseln. Außerdem sollten sie über Verfahren zur Aufdeckung von Betrug und unbefugtem Zugriff verfügen.
Arbeitgeber müssen bei der Auswahl eines Gehaltsabrechnungssystems mehrere Faktoren berücksichtigen. Dazu gehören die Funktionen des Systems, die Kosten, die Sicherheit und die Benutzerfreundlichkeit. Arbeitgeber sollten auch darauf achten, ob sich das System in bestehende Systeme integrieren lässt und ob es mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften übereinstimmt.
Die Einführung eines Lohnabrechnungssystems kann ein komplexer Prozess sein. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass das System korrekt eingerichtet ist, dass die Mitarbeiter im Umgang mit dem System geschult sind und dass alle erforderlichen Daten korrekt eingegeben werden. Außerdem muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass das System regelmäßig aktualisiert wird, um den sich ändernden Gesetzen und Vorschriften zu entsprechen.
Ein Beispiel für ein Lohnabrechnungssystem ist ein System, mit dem die Gehaltsabrechnung für die Mitarbeiter durchgeführt wird. Mit diesem System können Löhne und Gehälter der Mitarbeiter berechnet, Steuern einbehalten und andere Abrechnungsinformationen bereitgestellt werden. Das System kann zur Erstellung von Gehaltsschecks, zur direkten Einzahlung von Zahlungen oder zu beidem verwendet werden.
Die einfache Bedeutung von Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine Liste der Mitarbeiter eines Unternehmens und des Geldbetrags, den jeder von ihnen zu zahlen hat.
Es gibt zwei Arten von Gehaltsabrechnungssystemen: manuelle und computergestützte Systeme.
Bei manuellen Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter von Hand und anhand von Papierunterlagen berechnet. Dies kann ein zeitaufwändiges und fehleranfälliges Verfahren sein, weshalb es in der Regel nicht von großen Unternehmen verwendet wird.
Bei computergestützten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen wird Software zur Automatisierung der Lohnberechnung und der Lohnverarbeitung eingesetzt. Dadurch kann Zeit gespart und die Fehlerquote verringert werden, was sie zu einer beliebten Lösung für Unternehmen aller Größenordnungen macht.
Der Hauptzweck eines Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems besteht darin, die von den Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen und die entsprechenden Lohnsteuern und Leistungen zu berechnen, die jedem Mitarbeiter zustehen. Das Gehaltsabrechnungssystem kann auch dazu verwendet werden, die Urlaubs- und Krankheitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen und die Lohnabzüge für Posten wie Krankenversicherung und Altersvorsorge zu berechnen.
Die vier Arten der Gehaltsabrechnung sind direkte Einzahlung, Scheck, elektronische Überweisung (EFT) und Lohnkarte. Die direkte Einzahlung ist die häufigste Art der Gehaltsabrechnung, bei der Ihr Arbeitgeber Ihren Gehaltsscheck auf Ihr Bankkonto überweist. Schecks sind die zweithäufigste Form der Lohn- und Gehaltsabrechnung, bei der Ihnen Ihr Arbeitgeber einen physischen Scheck ausstellt, den Sie dann auf Ihr Bankkonto einzahlen. Die elektronische Überweisung (EFT) ist eine weniger verbreitete Form der Lohn- und Gehaltsabrechnung, bei der Ihr Arbeitgeber Ihren Gehaltsscheck direkt auf Ihr Bankkonto überweist. Gehaltskarte ist die am wenigsten verbreitete Art der Gehaltsabrechnung, bei der Sie von Ihrem Arbeitgeber eine Prepaid-Karte erhalten, mit der Sie Ihren Gehaltsscheck abrufen können.