1. Vorbereitung des Meetings: Den richtigen Ton treffen – Wenn Sie eine Sitzung leiten, ist es wichtig, den richtigen Ton zu treffen und ein Umfeld zu schaffen, das von Erwartungen und Respekt geprägt ist. Beginnen Sie mit der Begrüßung aller Teilnehmer, stellen Sie das Thema und die Ziele vor und legen Sie die Grundregeln für die Sitzung fest. Dies trägt dazu bei, eine Atmosphäre der Zusammenarbeit und Einbeziehung zu schaffen, die wichtige Elemente einer erfolgreichen Sitzung sind.
2. Festlegen und Einhalten einer klaren Tagesordnung – Vor der Sitzung sollte der Vorsitzende eine Tagesordnung erstellen, in der die zu behandelnden Themen aufgeführt sind. Während der Sitzung ist der Vorsitzende dafür verantwortlich, sich an die Tagesordnung zu halten und sicherzustellen, dass sich die Teilnehmer auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren.
3. den Verlauf der Besprechung im Auge behalten – Als Vorsitzender der Besprechung ist es wichtig, den Verlauf der Besprechung im Auge zu behalten und dafür zu sorgen, dass sie sich nicht in irrelevanten Details verzettelt. Wenn die Diskussion von der Tagesordnung abweicht, sollte der Vorsitzende das Gespräch behutsam wieder auf das eigentliche Thema lenken.
4. zur Teilnahme ermutigen – Eine erfolgreiche Sitzung bezieht alle Teilnehmer ein. Der Vorsitzende sollte jeden dazu ermutigen, sich an der Diskussion zu beteiligen und nach Meinungen und Ideen zu fragen. Es ist auch hilfreich, gute Ideen anzuerkennen und den Teilnehmern für ihre Teilnahme zu danken.
5. Erleichterung von Diskussionen – Als Vorsitzender ist man dafür verantwortlich, dass jeder die Möglichkeit hat, seine Gedanken und Ideen zu äußern. Der Vorsitzende sollte allen Standpunkten aufmerksam zuhören, Fragen stellen, um die Diskussion zu klären, und versuchen, die verschiedenen Perspektiven zu verstehen.
6. Konfliktbewältigung – Während einer Sitzung kann es zu Konflikten kommen, und der Vorsitzende sollte darauf vorbereitet sein, eine produktive Diskussion zu ermöglichen. Der Vorsitzende sollte sich der Dynamik in der Gruppe bewusst sein, allen Seiten zuhören und helfen, eine gemeinsame Basis zu finden.
7. Entscheidungen treffen – Letztlich ist der Vorsitzende dafür verantwortlich, Entscheidungen zu erleichtern. Der Vorsitzende sollte sich darüber im Klaren sein, welche Art von Entscheidungen getroffen werden müssen, und dazu beitragen, dass sich alle einig sind.
8. Schlusswort – Am Ende der Sitzung sollte der Vorsitzende die Diskussion und die getroffenen Entscheidungen zusammenfassen. Es ist auch wichtig, allen für ihre Teilnahme zu danken und sie an alle Folgemaßnahmen zu erinnern, die ergriffen werden müssen.
9. Nachbereitung der Sitzung – Nach der Sitzung sollte der Vorsitzende dafür sorgen, dass alle Teilnehmer die ihnen zugewiesenen Aufgaben wahrnehmen und dass die getroffenen Entscheidungen umgesetzt werden. Es ist auch wichtig, die Fortschritte zu überwachen und mit den Teilnehmern nachzuhaken, um sicherzustellen, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
Zu Beginn einer Besprechung ist es üblich, „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“ zu sagen, gefolgt von den Namen der Anwesenden. Zum Beispiel: „Guten Morgen, alle zusammen. Mein Name ist John Smith.“
Bei der Leitung einer Besprechung gibt es einige wichtige Dinge zu beachten:
1. Achten Sie darauf, dass Sie die Sitzung pünktlich beginnen und beenden. Damit zeigen Sie, dass Sie die Zeit aller Teilnehmer respektieren, und sorgen dafür, dass die Besprechung konzentriert abläuft.
2. Konzentrieren Sie die Sitzung auf die Tagesordnung. Wenn es Berührungspunkte gibt, bringen Sie das Gespräch wieder auf das Hauptthema zurück.
3. kommunizieren Sie klar und prägnant. Dies hilft allen, auf dem gleichen Stand zu bleiben und Verwirrung zu vermeiden.
4. ermuntern Sie alle Teilnehmer der Sitzung zur Teilnahme. Dies wird dazu beitragen, ein kooperatives Umfeld zu schaffen.
5. Vergewissern Sie sich, dass Sie nach der Sitzung eine Zusammenfassung der besprochenen Themen und der erforderlichen nächsten Schritte erstellen. So können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und Fortschritte erzielt werden.
Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, da sie von der jeweiligen Sitzung und den Anforderungen an sie abhängt. Es gibt jedoch einige Tipps für den Beginn einer Vorsitzendenbesprechung:
– Pünktlich beginnen und gut vorbereitet sein
– Sicherstellen, dass die Tagesordnung klar und prägnant ist
– Sicherstellen, dass alle Teilnehmer den Zweck der Sitzung kennen
– Offene und ehrliche Diskussionen fördern
– Die Sitzung zielgerichtet und auf dem richtigen Weg halten
– Die Sitzung pünktlich beenden
Ein guter Satz für den Vorsitz wäre: „Der Stuhl ist bequem und stilvoll.“
Es gibt ein paar wichtige Dinge, die Sie tun können, um ein guter Vorsitzender zu sein:
1. organisiert sein und den Überblick über die Tagesordnung und den Zeitplan der Sitzung behalten.
2. Vergewissern Sie sich, dass alle Mitglieder die Tagesordnung der Sitzung kennen und wissen, was von ihnen erwartet wird.
3) Halten Sie die Sitzung auf Kurs, indem Sie sich an die Tagesordnung halten und die Diskussion konzentriert führen.
4) Respektieren Sie alle Mitglieder und ihre Meinungen.
5. Ermutigen Sie alle Mitglieder zur Teilnahme.
6. Treffen Sie Entscheidungen, die im besten Interesse der Gruppe sind.
7. offen für Rückmeldungen sein und bereit sein, auf der Grundlage von Rückmeldungen Änderungen vorzunehmen.