Gemäß der Occupational Safety and Health Administration (OSHA) müssen Arbeitgeber bestimmte Vorschriften in Bezug auf Arbeitsstunden und Lohn einhalten. Je nach Art der Arbeit und Einstufung des Arbeitnehmers kann die Anzahl der Stunden, die ein Arbeitnehmer an einem Tag oder in einer Woche arbeiten darf, begrenzt sein. Auch die Höhe des Entgelts für die geleistete Arbeit ist begrenzt. Für Arbeitgeber ist es wichtig, diese Richtlinien zu kennen und zu befolgen, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter fair bezahlt werden und das Unternehmen die gesetzlichen Bestimmungen einhält.
Um die Arbeitsstunden und das Entgelt der Arbeitnehmer ordnungsgemäß berechnen zu können, müssen die Arbeitgeber zunächst ein genaues Gehaltsabrechnungssystem einrichten. Dazu gehört eine aktuelle Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden des Arbeitnehmers sowie seines Lohnsatzes. Der Arbeitgeber sollte auch über Verfahren verfügen, die sicherstellen, dass alle Änderungen des Lohnsatzes oder der Arbeitszeit des Arbeitnehmers genau dokumentiert werden. Ein gut organisiertes und genaues Gehaltsabrechnungssystem erleichtert die Berechnung der Arbeitsstunden und des Gehalts erheblich.
Sobald das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem eingerichtet ist, können Arbeitgeber die Gesamtzahl der von einem Arbeitnehmer geleisteten Arbeitsstunden berechnen. Dazu werden in der Regel die Stunden addiert, die der Arbeitnehmer in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet hat. Es ist wichtig, alle Überstunden zu notieren, da diese anders berechnet werden als die regulären Arbeitsstunden. Es ist auch wichtig, alle Abwesenheiten oder Feiertage zu dokumentieren, damit diese Stunden nicht in die Gesamtsumme einberechnet werden.
Bei der Berechnung des Arbeitsentgelts müssen Arbeitgeber auch alle Lohnerhöhungen berücksichtigen, die der Arbeitnehmer während des Lohnzeitraums erhalten hat. Zu den Lohnerhöhungen können Beförderungen, Erhöhungen oder Prämien gehören. Der Arbeitgeber muss auch alle Überstunden berücksichtigen, die der Arbeitnehmer geleistet hat. Überstunden werden in der Regel mit einem höheren Satz vergütet als reguläre Stunden, daher ist es wichtig, diese Stunden bei der Lohnberechnung genau zu berechnen.
Nachdem die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden und der Lohnsatz ermittelt wurden, kann der Arbeitgeber den Bruttolohn des Arbeitnehmers berechnen. Der Bruttolohn ist der Gesamtbetrag, der dem Arbeitnehmer zusteht, bevor Abzüge vorgenommen werden. Dieser Betrag sollte alle Überstunden oder Lohnerhöhungen berücksichtigen, die der Arbeitnehmer möglicherweise erhalten hat.
Nach der Berechnung des Bruttolohns muss der Arbeitgeber alle Steuern und Sozialleistungen abziehen, auf die der Arbeitnehmer möglicherweise Anspruch hat. Bei den Steuern kann es sich um Bundes-, Landes- oder Kommunalsteuern sowie um Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern handeln. Zu den Leistungen können Krankenversicherungsprämien, 401(k)-Beiträge oder andere Abzüge gehören.
Nachdem alle Steuern und Leistungen abgezogen wurden, kann der Arbeitgeber den Nettolohn des Arbeitnehmers berechnen. Dies ist der Betrag, den der Arbeitnehmer nach allen Abzügen tatsächlich erhält. Dieser Betrag sollte auf der Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers ausgewiesen werden.
Sobald der Lohn des Arbeitnehmers berechnet wurde, muss der Arbeitgeber die Arbeitsstunden und das Gehalt des Arbeitnehmers dokumentieren und der OSHA melden. Dies muss genau und in Übereinstimmung mit den OSHA-Richtlinien erfolgen. Die Arbeitgeber müssen außerdem sicherstellen, dass ihre Aufzeichnungen aktuell und korrekt sind, da die OSHA jederzeit Prüfungen durchführen kann.
Durch Befolgung dieser Richtlinien können Arbeitgeber sicherstellen, dass sie die Arbeitsstunden und das Gehalt ihrer Mitarbeiter für die OSHA genau und vorschriftsmäßig berechnen. Eine ordnungsgemäße Dokumentation und Berichterstattung ist unerlässlich, um die Vorschriften einzuhalten und mögliche Strafen zu vermeiden.
Um die Arbeitsstunden aus dem Gehalt zu berechnen, müssen Sie das Gehalt durch die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden teilen. Wenn ein Angestellter beispielsweise 50.000 Dollar pro Jahr verdient und 40 Stunden pro Woche arbeitet, wäre sein Stundensatz 50.000 Dollar / (40 Stunden pro Woche) = 25 Dollar pro Stunde.
Nach Angaben der Occupational Safety and Health Administration (OSHA) werden Arbeitsstunden definiert als „die Zeit, in der ein Arbeitnehmer arbeitet, einschließlich aller planmäßigen und außerplanmäßigen Arbeiten“. Dazu gehören alle bezahlten und unbezahlten Arbeiten sowie alle Pausenzeiten.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Gesamtarbeitszeit der Mitarbeiter zu berechnen. Eine Möglichkeit besteht darin, jeden Mitarbeiter zu bitten, seine eigenen Arbeitsstunden zu erfassen, und dann am Ende der Woche/des Zahlungszeitraums alle Stunden zu addieren. Diese Methode eignet sich gut, wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben und/oder wenn alle Mitarbeiter ihre eigenen Arbeitszeiten gut erfassen können.
Eine andere Möglichkeit zur Berechnung der Gesamtarbeitszeit der Mitarbeiter ist die Verwendung eines Zeiterfassungssystems. Dabei kann es sich um ein Online-System handeln, bei dem sich die Mitarbeiter anmelden und ein- und ausstempeln, oder um eine physische Stechuhr, die die Mitarbeiter stempeln, wenn sie zur Arbeit kommen und gehen. Diese Methode ist genauer, als die Mitarbeiter zu bitten, ihre Stunden selbst zu erfassen, erfordert aber mehr Aufwand bei der Einrichtung und Pflege.
Schließlich können Sie auch eine Kombination der beiden Methoden anwenden. So könnten Sie beispielsweise die Mitarbeiter bitten, ihre Arbeitsstunden selbst zu erfassen, dann aber auch ein Zeiterfassungssystem einsetzen, um die Richtigkeit der gemeldeten Stunden zu überprüfen. Diese Methode würde Ihnen das genaueste Bild von der Gesamtarbeitszeit der Mitarbeiter vermitteln, aber sie würde auch den größten Aufwand für die Einrichtung und Pflege erfordern.