Firmeneinkaufskarten, auch bekannt als P-Karten, bieten Unternehmen eine bequeme Möglichkeit, Einkäufe zu tätigen und ihre Ausgaben zu verwalten. Es ist jedoch wichtig, dass Unternehmen sicherstellen, dass diese Karten ordnungsgemäß verwaltet und überwacht werden, um zu gewährleisten, dass die Ressourcen des Unternehmens angemessen genutzt werden. Dieser Leitfaden gibt einen Überblick über die Schritte, die Unternehmen unternehmen sollten, um ihre Firmenkreditkarten zu verwalten und zu prüfen.
1. das Verständnis von Corporate Procurement Cards: Bevor Unternehmen Richtlinien und Verfahren für die Verwendung ihrer Corporate Procurement Cards entwickeln können, müssen sie zunächst verstehen, was sie sind und wie sie funktionieren. Corporate Procurement Cards sind Kreditkarten, die an Mitarbeiter ausgegeben werden, um Einkäufe im Namen des Unternehmens zu tätigen. Diese Karten können für den Kauf von Büroartikeln, Reisekosten und anderen geschäftsbezogenen Einkäufen verwendet werden.
2. Entwicklung von Richtlinien für Firmenkreditkarten: Um sicherzustellen, dass die Firmen-Einkaufskarten angemessen verwendet werden, sollten Unternehmen klare Richtlinien und Verfahren für ihre Verwendung entwickeln. In diesen Richtlinien sollte festgelegt werden, wer zur Verwendung der Karten berechtigt ist, welche Artikel gekauft werden dürfen und welche Ausgabenlimits gelten.
3. die Einrichtung von Kontrollen für die Beschaffungskarten des Unternehmens: Um sicherzustellen, dass die Richtlinien und Verfahren für Firmenkarten befolgt werden, sollten Unternehmen Kontrollen für deren Verwendung einrichten. Zu diesen Kontrollen sollte gehören, dass die Mitarbeiter Quittungen und andere Belege für ihre Einkäufe vorlegen müssen und dass für Einkäufe, die einen bestimmten Betrag überschreiten, ein Genehmigungsverfahren eingerichtet wird.
4. die Schulung der Mitarbeiter über die Verwendung von Firmenkarten für den Einkauf: Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Corporate Procurement Cards ordnungsgemäß verwenden, sollten die Unternehmen Schulungen zu deren Verwendung anbieten. Diese Schulungen sollten einen Überblick über die geltenden Richtlinien und Verfahren sowie über alle anderen relevanten Informationen geben, die für die ordnungsgemäße Verwendung der Karten erforderlich sind.
5. Festlegung von Ausgabelimits für Corporate Procurement Cards: Um sicherzustellen, dass die Ressourcen des Unternehmens angemessen genutzt werden, sollten Unternehmen Ausgabenlimits für ihre Corporate Procurement Cards festlegen. Diese Limits sollten auf dem Betrag basieren, der für geschäftsbezogene Einkäufe notwendig ist, sowie auf anderen Faktoren, die das Unternehmen als angemessen erachtet.
6. Überwachung der Aktivitäten mit der Firmeneinkaufskarte: Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Firmenkarten ordnungsgemäß verwenden, sollten die Unternehmen ihre Aktivitäten regelmäßig überwachen. Diese Überwachung sollte die Überprüfung von Quittungen und anderen Belegen für Einkäufe sowie die Überprüfung, ob die Einkäufe innerhalb der festgelegten Ausgabengrenzen liegen, umfassen.
7. Abgleich der Transaktionen mit der Firmeneinkaufskarte: Um sicherzustellen, dass die Finanzen des Unternehmens korrekt sind, sollten die Unternehmen die Transaktionen ihrer Firmeneinkaufskarten regelmäßig abstimmen. Dabei sollte überprüft werden, ob alle Käufe korrekt verbucht und alle Zahlungen rechtzeitig getätigt wurden.
8. Prüfung der Nutzung der Firmeneinkaufskarten: Um sicherzustellen, dass die Firmeneinkaufskarten ordnungsgemäß verwendet werden, sollten die Unternehmen ihre Verwendung regelmäßig überprüfen. Bei dieser Prüfung sollten die geltenden Richtlinien und Verfahren sowie etwaige Diskrepanzen zwischen der tatsächlichen Nutzung der Karten und den festgelegten Limits untersucht werden.
9. Bewährte Praktiken für die Verwaltung von Firmeneinkaufskarten: Um die ordnungsgemäße Verwendung von Firmenkarten zu gewährleisten, sollten die Unternehmen bewährte Verfahren für deren Verwaltung anwenden. Dazu gehören die Entwicklung klarer Richtlinien und Verfahren, die Einrichtung von Kontrollen, die Schulung der Mitarbeiter, die Überwachung der Aktivitäten, der Abgleich der Transaktionen und die Prüfung der Nutzung.
Durch Befolgung der in diesem Leitfaden beschriebenen Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Firmenkarten ordnungsgemäß verwaltet und überwacht werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Ressourcen des Unternehmens ordnungsgemäß verwendet und alle Einkäufe korrekt erfasst werden.
Bei der Kartenprüfung werden die Zeitkarten der Mitarbeiter auf ihre Richtigkeit hin überprüft. Dies kann manuell oder mit Hilfe einer Zeiterfassungssoftware geschehen. Ziel ist es, etwaige Fehler oder Unstimmigkeiten festzustellen, damit sie korrigiert werden können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden.
Eine Einkaufsprüfung ist eine Bewertung der Einkaufsprozesse und -verfahren einer Organisation. Der Zweck einer Einkaufsprüfung ist es, sicherzustellen, dass die Organisation ihre Einkaufsrichtlinien und -verfahren einhält, und Bereiche zu ermitteln, in denen Verbesserungen möglich sind.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Einkaufsprüfung durchzuführen. Zum einen kann ein externer Prüfer kommen und die Einkaufsprozesse und -verfahren der Organisation überprüfen. Eine andere Möglichkeit ist die Durchführung eines Selbstaudits, bei dem die Organisation ihre eigenen Einkaufsprozesse und -verfahren überprüft.
Bei der Durchführung eines Einkaufsaudits sollten einige wichtige Dinge überprüft werden, wie z. B.:
– die Einkaufspolitik und -verfahren der Organisation
– die internen Kontrollen der Organisation im Bereich des Einkaufs
– die Einhaltung externer Vorschriften durch die Organisation (falls zutreffend)
– die Wirksamkeit der Einkaufsprozesse und -verfahren der Organisation
Nach Abschluss der Prüfung erstellt der Prüfer einen Bericht mit seinen Feststellungen und Empfehlungen.