1. Verfassen und formatieren Sie die E-Mail-Adresse ordnungsgemäß: Wenn Sie einen Brief per E-Mail verschicken, müssen Sie darauf achten, dass die verwendete E-Mail-Adresse korrekt verfasst und formatiert ist. Geben Sie den vollständigen Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers an, und fügen Sie gegebenenfalls auch den Namen des Unternehmens oder der Organisation in die E-Mail-Adresse ein. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse, bevor Sie die Nachricht versenden.
2. Adressieren Sie den Empfänger des Briefes: Bei der Adressierung eines per E-Mail versandten Briefes ist darauf zu achten, dass der Empfänger des Briefes richtig angesprochen wird. Handelt es sich bei dem Empfänger um eine Person, geben Sie deren vollständigen Namen und Titel in der E-Mail-Adresse an. Handelt es sich bei dem Empfänger um ein Unternehmen oder eine Organisation, verwenden Sie eine angemessene Anrede wie „Sehr geehrte(r) [Name des Unternehmens]“ oder „An wen es gerichtet ist“.
3. Stellen Sie sich in der E-Mail selbst vor: Wenn Sie einen Brief per E-Mail versenden, ist es wichtig, dass Sie sich in der E-Mail vorstellen. Dies kann in der ersten Zeile der Nachricht geschehen und sollte Ihren Namen, Ihren Titel und andere relevante Informationen über Sie enthalten, die der Empfänger möglicherweise wissen muss.
4. eine professionelle Anrede verwenden: Nachdem Sie sich in der E-Mail vorgestellt haben, ist es wichtig, eine professionelle Anrede zu verwenden. Diese sollte in der zweiten Zeile der Nachricht stehen und für den Empfänger des Briefes angemessen sein. Übliche Anreden sind „Sehr geehrter [Name]“, „Hallo [Name]“ und „Grüße [Name]“.
5. eine aussagekräftige Betreffzeile einfügen: Wenn Sie einen Brief per E-Mail versenden, ist es wichtig, eine relevante Betreffzeile zu verwenden. Dies hilft dem Empfänger, den Inhalt der Nachricht schnell zu erkennen, und trägt dazu bei, dass der Brief rechtzeitig gelesen wird.
6. Geben Sie die notwendigen Informationen im Nachrichtentext an: Nach der Betreffzeile ist es wichtig, die notwendigen Informationen in den Nachrichtentext aufzunehmen. Dieser sollte eine kurze Beschreibung des Zwecks des Schreibens, relevante Details und eventuelle Bitten enthalten.
7. Beenden Sie die Nachricht mit einer höflichen und professionellen Abmeldung: Nachdem Sie die notwendigen Informationen im Nachrichtentext angegeben haben, ist es wichtig, die Nachricht mit einer höflichen und professionellen Abmeldung zu beenden. Dies kann mit einem einfachen „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Vielen Dank für Ihre Zeit“ geschehen, gefolgt von Ihrem Namen und Ihren Kontaktinformationen.
8. Setzen Sie sich mit dem Empfänger in Verbindung: Nach dem Versand eines Briefes per E-Mail ist es wichtig, sich beim Empfänger zu melden. Dies kann durch eine kurze Nachfass-E-Mail geschehen, in der Sie bestätigen, dass der Brief eingegangen ist, und fragen, ob es noch Fragen oder Bedenken gibt, die geklärt werden müssen.
Ja, ein Brief kann per E-Mail verschickt werden. Dazu muss der Brief in ein digitales Format (z. B. PDF) umgewandelt und dann an eine E-Mail angehängt werden. Die E-Mail wird dann wie üblich adressiert und versandt.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Brief an einen unbekannten Empfänger zu adressieren. Eine Möglichkeit ist, einfach „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „An wen es geht“ zu verwenden. Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung eines allgemeinen Titels wie „Manager“ oder „Direktor“. Wenn Sie eine bestimmte Anrede im Sinn haben, können Sie auch diese verwenden.
Wenn Sie einen Geschäftsbrief in einer E-Mail schreiben, sollten Sie den Namen der Person oder des Unternehmens, an die/das Sie schreiben, den Titel und die Adresse des Unternehmens angeben. Außerdem sollten Sie eine Anrede angeben, z. B. „Sehr geehrter Herr Smith“.
Die am besten geeignete förmliche E-Mail-Anrede ist „Sehr geehrter [Name]“, gefolgt von einem Doppelpunkt.
Bei der formellen E-Mail-Etikette gibt es einige wichtige Dinge zu beachten:
1. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse. Das bedeutet, dass Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse nicht für geschäftliche Korrespondenz verwenden sollten.
2. Halten Sie Ihre E-Mails kurz und prägnant. Niemand möchte eine langatmige E-Mail lesen, also kommen Sie direkt zum Punkt.
3. verwenden Sie korrekte Grammatik und Rechtschreibung. Dies zeigt, dass Sie die Korrespondenz ernst nehmen und professionell sind.
4. verwenden Sie eine Signaturzeile. Dies ist eine gute Möglichkeit, Ihre Kontaktdaten anzugeben und es dem Empfänger zu erleichtern, mit Ihnen in Kontakt zu treten.
5. Achten Sie auf den Ton Ihrer E-Mail. Sie wollen professionell und höflich wirken, also vermeiden Sie Umgangssprache oder zu informelle Formulierungen.