Die Beschaffungspolitik eines Unternehmens ist eine Reihe von Richtlinien, die ein Unternehmen beim Kauf von Waren und Dienstleistungen befolgt. Sie bieten einen Rahmen, der sicherstellt, dass das Unternehmen fundierte und kosteneffiziente Entscheidungen trifft, wenn es Geld ausgibt. Diese Richtlinien sind ein wesentlicher Bestandteil der gesamten Finanzstrategie eines Unternehmens, da sie dazu beitragen, dass das Unternehmen seine Ressourcen maximiert und seine Kosten minimiert.
Bei der Erstellung einer Beschaffungspolitik ist es wichtig, die Ziele der Politik klar zu definieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Politik auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist und dass sie bei allen Beschaffungsentscheidungen konsequent angewendet wird. Die Ziele sollten mit der allgemeinen Finanzstrategie des Unternehmens verknüpft sein und regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens entsprechen.
Damit eine Beschaffungspolitik wirksam ist, sollten die Rollen und Zuständigkeiten der am Einkaufsprozess Beteiligten klar definiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Beschaffungsprozess organisiert und effizient abgewickelt wird und dass es eine klare Verantwortlichkeit für alle Beschaffungsentscheidungen gibt.
Es sollte ein Beschaffungsprozess entwickelt werden, um sicherzustellen, dass alle Einkäufe auf effiziente und kostengünstige Weise getätigt werden. Dieser Prozess sollte Schritte wie die Vorbereitung eines Kaufantrags, die Auswahl von Anbietern, die Aushandlung von Verträgen und die Bewertung der erworbenen Waren und Dienstleistungen umfassen.
Bei der Entwicklung einer Beschaffungspolitik ist es wichtig, bevorzugte Lieferanten zu ermitteln, die den besten Gegenwert für das Geld des Unternehmens bieten können. Diese Anbieter sollten nachweislich hochwertige Waren und Dienstleistungen zu wettbewerbsfähigen Preisen liefern.
Ein weiteres wichtiges Element der Beschaffungspolitik ist die Festlegung von Einkaufslimits. Diese Limits sollten sich an der finanziellen Gesamtstrategie des Unternehmens orientieren und regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie noch relevant und angemessen sind.
Beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen ist es wichtig, dass alle Verträge wirksam verwaltet werden. Dies sollte die Aushandlung von Bedingungen, die Überwachung der Leistung und die Beilegung etwaiger Streitigkeiten umfassen.
Es sollten regelmäßig Leistungsbewertungen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Beschaffungspolitik des Unternehmens wirksam umgesetzt wird. Diese Bewertung sollte eine Beurteilung des Einkaufsprozesses, der Leistung der Lieferanten und der Qualität der erworbenen Waren und Dienstleistungen umfassen.
Durch die Befolgung dieser Leitlinien können Unternehmen sicherstellen, dass sie kosteneffiziente und fundierte Beschaffungsentscheidungen treffen, die im Einklang mit ihrer finanziellen Gesamtstrategie stehen. Durch die Festlegung klarer Ziele und Vorgaben, die Bestimmung der Aufgaben und Zuständigkeiten der am Beschaffungsprozess Beteiligten, die Einführung eines Beschaffungsprozesses, die Ermittlung bevorzugter Lieferanten, die Festlegung von Beschaffungsgrenzen, die Einführung eines wirksamen Vertragsmanagements und die Bewertung der Beschaffungsleistung können Unternehmen sicherstellen, dass sie ihre Ressourcen optimal nutzen und den besten Gegenwert für ihr Geld erhalten.
Es gibt 7 Grundsätze für die Beschaffung, die wie folgt lauten: 1. Grundsatz der Sparsamkeit – Beschaffung und Erwerb von Waren und Dienstleistungen zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis.
2. Grundsatz der Effizienz – Beschaffung von Waren und Dienstleistungen in einer Weise, die den Einsatz der Ressourcen optimiert.
3. das Prinzip der Effektivität – Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die den Bedürfnissen der Organisation am besten entsprechen.
4. das Prinzip der Fairness – alle potenziellen Lieferanten gleich und fair behandeln.
5. Grundsatz der Transparenz – Beschaffungsvorgänge in transparenter und offener Weise durchführen.
6. Grundsatz der Rechenschaftspflicht – Rechenschaft über die Verwendung öffentlicher Mittel im Beschaffungswesen ablegen.
7. Grundsatz der Redlichkeit – bei allen Beschaffungsvorgängen mit Ehrlichkeit und Integrität handeln.
Eine Beschaffung besteht aus fünf Teilen: (1) Ermittlung des Bedarfs, (2) Marktforschung, (3) Ausarbeitung der Ausschreibung, (4) Bewertung der Angebote und (5) Auftragsvergabe.
(1) Ermittlung des Bedarfs: Die Beschaffungsstelle muss zunächst feststellen, welche Waren oder Dienstleistungen sie benötigt. Dieser Schritt umfasst die Definition des Bedarfs, die Erstellung von Leistungsbeschreibungen und die Schätzung der benötigten Menge.
(2) Marktforschung: Die Beschaffungsstelle muss dann den Markt untersuchen, um festzustellen, wer die benötigten Waren oder Dienstleistungen liefern kann. Dieser Schritt umfasst die Identifizierung potenzieller Bezugsquellen, die Durchführung von Marktumfragen und die Bewertung der Fähigkeiten potenzieller Anbieter.
(3) Ausarbeitung der Aufforderung zur Angebotsabgabe: Die Beschaffungsstelle muss dann eine Aufforderung zur Angebotsabgabe ausarbeiten, d. h. ein Dokument, in dem die Anforderungen der Beschaffungsstelle beschrieben und die Anbieter zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.
(4) Bewertung der Angebote: Die Beschaffungsstelle muss die auf die Ausschreibung hin eingegangenen Angebote bewerten. Dieser Schritt umfasst die Bewertung des technischen Werts der Vorschläge, die Bewertung des Preises der Vorschläge und die Verhandlungen mit den Anbietern.
(5) Auftragsvergabe: Die Beschaffungsstelle vergibt den Auftrag an den Anbieter, dessen Angebot für die Beschaffungsstelle am günstigsten ist.