Einladungen zu geschäftlichen Besprechungen sollten klar und prägnant sein, damit alle Gäste die benötigten Informationen erhalten. Achten Sie darauf, das Datum und die Uhrzeit der Besprechung, den Ort, den Zweck der Besprechung und die voraussichtliche Dauer anzugeben.
Die in der Einladung verwendete Sprache sollte professionell und angemessen sein. Achten Sie darauf, dass der Ton der Einladung förmlich und direkt ist und vermeiden Sie Slang oder nicht geschäftsbezogene Wörter.
Es ist wichtig, in der Einladung die Kleiderordnung für das Treffen klar anzugeben. Dies gilt insbesondere für internationale Treffen, bei denen die Kleiderordnung von Land zu Land sehr unterschiedlich sein kann.
Stellen Sie sicher, dass die Gäste genügend Zeit haben, um auf die Einladung zu antworten, normalerweise mindestens eine Woche im Voraus. So können sie ihren Zeitplan entsprechend planen.
Manchmal lassen sich Änderungen nicht vermeiden. Wenn es notwendig ist, das Datum und/oder die Uhrzeit des Treffens zu ändern, ist es wichtig, alle Gäste so bald wie möglich zu informieren.
Einladungen zu Geschäftstreffen sollten an die richtigen Personen gerichtet werden. Überlegen Sie, wer von der Besprechung betroffen sein wird und wer bei der Diskussion anwesend sein muss.
Geben Sie in der Einladung Kontaktinformationen an, z. B. eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse. So können sich die Gäste mit dem Organisator in Verbindung setzen, wenn weitere Einzelheiten benötigt werden.
Das Format der Einladung sollte dem Anlass angemessen sein. Erwägen Sie die Verwendung einer physischen Einladung oder einer E-Mail, um ein möglichst professionelles Ergebnis zu erzielen.
Es ist wichtig, eine Frist festzulegen, bis zu der die Gäste ihre Anwesenheit bestätigen müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Organisator eine genaue Anzahl der erwarteten Gäste hat.
Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Regeln für die Etikette bei Geschäftstreffen:
-Erscheinen Sie pünktlich oder zu früh. Wenn Sie sich verspäten, rufen Sie vorher an und sagen Sie dem Gastgeber Bescheid.
-Schalten Sie Ihr Mobiltelefon aus. Wenn Sie einen Anruf entgegennehmen müssen, verlassen Sie den Raum.
– Seien Sie aufmerksam und engagiert. Vermeiden Sie Nebengespräche und Multitasking.
Gehen Sie respektvoll mit der Zeit der anderen um. Halten Sie Ihre Kommentare und Fragen sachbezogen und auf den Punkt gebracht.
-Bereiten Sie sich vor. Bringen Sie alle Materialien und Informationen mit, die Sie für die Sitzung benötigen.
– Folgen Sie der Führung des Gastgebers. Wenn das Treffen informell ist, können Sie sich ruhig etwas lockerer geben. Wenn es sich um ein formelles Treffen handelt, achten Sie auf Ihre Manieren.
Beenden Sie die Besprechung pünktlich. Wenn die Diskussion länger dauert als geplant, teilen Sie allen mit, dass Sie zum Schluss kommen müssen.
Im Allgemeinen wird empfohlen, die Einladungen zu einer Besprechung mindestens eine Woche im Voraus zu verschicken, damit die Teilnehmer genügend Zeit haben, ihren Terminplan zu ändern. Wenn es sich jedoch um eine dringende oder zeitkritische Besprechung handelt, kann es notwendig sein, die Einladung mit einer kürzeren Vorlaufzeit zu verschicken.
Auf diese Frage gibt es keine einfache Antwort, da sie von einer Vielzahl von Faktoren abhängt, z. B. von der Beziehung zwischen den beiden Parteien, dem Zweck der Besprechung und der Kultur des Unternehmens. Generell gilt es jedoch als höflich, eine Einladung zu verschicken, um der anderen Person oder den anderen Personen ausreichend Zeit zur Vorbereitung zu geben und um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Es gibt sieben Grundregeln für effektive Besprechungen:
1. Halten Sie Besprechungen nur ab, wenn sie notwendig sind.
2. Stellen Sie sicher, dass der Zweck der Besprechung klar ist.
3. Halten Sie die Besprechung so kurz wie möglich.
4. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer vorbereitet sind.
5. Konzentrieren Sie sich auf die Besprechung.
6. Führen Sie nach der Sitzung eine Nachbereitung durch.
7. Ziehen Sie diejenigen zur Rechenschaft, die sich nicht an die Regeln halten.
Wenn Sie eine Einladung zu einer Besprechung verschicken, ist es wichtig, höflich und klar zu kommunizieren. Nennen Sie den Zweck der Besprechung, das gewünschte Ergebnis, das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Besprechung. Geben Sie auch alle wichtigen Informationen an, die die Eingeladenen wissen müssen, z. B. wer teilnimmt, was sie mitbringen sollen und andere besondere Anweisungen.