Der endgültige Leitfaden für das Screening von Geschäftsanrufen
Ein effektives Screening von Geschäftsanrufen ist ein wichtiger Bestandteil der Führung eines erfolgreichen Unternehmens. Als Geschäftsinhaber müssen Sie die Anrufe nach Prioritäten ordnen, festlegen, wer durchgestellt werden soll, und angemessen auf die Anrufer reagieren. In diesem Leitfaden finden Sie die Grundlagen für das Screening von Geschäftsanrufen sowie Strategien für eine effektive Durchführung.
Beim Screening von Anrufen wird das Anliegen des Anrufers angehört, es werden Fragen gestellt, und es wird festgelegt, wie am besten zu antworten ist. Dies geschieht in der Regel durch ein automatisiertes System oder durch eine Person, die für das Screening der Anrufe verantwortlich ist. Je nach Größe Ihres Unternehmens benötigen Sie möglicherweise mehr als eine Person für die Überprüfung der Anrufe.
Manchmal erhalten Sie möglicherweise Anrufe von unerwünschten Anrufern. Dazu können Telefonverkäufer, Scherzanrufe und belästigende Anrufe gehören. Wenn Sie ein automatisiertes System verwenden, können Sie ein System einrichten, das diese Art von Anrufen erkennt und sie blockiert, damit sie nicht durchgestellt werden.
Automatisierte Lösungen sind eine gute Möglichkeit, Anrufe zu überprüfen. Sie können ein System verwenden, um ein Menü mit Optionen einzurichten, aus denen der Anrufer wählen kann. So können Sie die Bedürfnisse des Anrufers schnell erkennen. Sie können auch automatisierte Systeme verwenden, um Anrufe für spätere Zwecke aufzuzeichnen.
Die Erstellung eines Anrufscreening-Verfahrens ist für jedes Unternehmen wichtig. Er sollte ein System für die Entgegennahme von Anrufen, die Identifizierung von Anrufern und die Festlegung, wie sie zu beantworten sind, umfassen. Sie sollten auch ein System für die Aufzeichnung von Anrufen und die Beantwortung von Nachrichten einrichten.
Das Screening von Anrufen ist aus vielen Gründen von Vorteil. Sie ermöglicht es Ihnen, Anrufe nach Prioritäten zu ordnen, unerwünschte Anrufe zu erkennen und zu blockieren und schnell auf Anrufer zu reagieren. Außerdem können Sie so sicherstellen, dass Sie den richtigen Anrufern zur richtigen Zeit antworten.
Beim Screening von Anrufen ist es wichtig zu bestimmen, wer durchgestellt werden soll. Sie sollten die Bedürfnisse des Anrufers und die Dringlichkeit des Anrufs berücksichtigen. Sie sollten auch berücksichtigen, wie wichtig der Anruf für Ihr Unternehmen ist.
Beim Screening von Anrufen ist es wichtig, Informationen über den Anrufer zu sammeln. Dazu gehören der Name des Anrufers, seine Kontaktinformationen und der Grund des Anrufs. Sie sollten auch feststellen, ob es sich um einen dringenden Anruf handelt und ob Sie nachfassen müssen.
Sobald Sie die Bedürfnisse des Anrufers erkannt und festgestellt haben, dass der Anruf wichtig ist, sollten Sie angemessen reagieren. Dazu kann es gehören, eine Nachricht entgegenzunehmen, einen Termin zu vereinbaren oder weitere Anweisungen zu geben.
Um Anrufe effektiv zu screenen, sollten Sie über ein System verfügen, das es Ihnen ermöglicht, Anrufe nach Priorität zu ordnen, unerwünschte Anrufer zu identifizieren und schnell auf Anrufer zu reagieren. Außerdem sollten Sie automatisierte Lösungen einsetzen, die Sie bei der Verwaltung des Prozesses unterstützen. Wenn Sie diese Strategien befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen seine Anrufe ordnungsgemäß prüft.
Es gibt einige wichtige Möglichkeiten, die Etikette am Telefon in einem Unternehmen zu wahren:
1. wenn Sie ans Telefon gehen, achten Sie darauf, dass Sie professionell und höflich antworten. Das bedeutet, dass Sie eine förmliche Begrüßung verwenden, z. B. „Guten Morgen, Firma XYZ, wie kann ich Ihnen helfen?“
2. Vermeiden Sie die Verwendung von Slang oder Umgangssprache, wenn Sie mit Kunden oder Klienten sprechen.
3. kommunizieren Sie Informationen klar und präzise. Das bedeutet, dass Sie langsam und deutlich sprechen sollten, damit Ihr Gesprächspartner Sie verstehen kann.
4. hören Sie Ihrem Gesprächspartner aufmerksam zu und unterbrechen Sie ihn nicht.
5. Wenn Sie den Gesprächspartner in die Warteschleife legen müssen, teilen Sie ihm mit, was Sie tun und warum. Zum Beispiel: „Ich hole nur ein paar Informationen für Sie ein, ich bin gleich wieder da.“
6. wenn Sie den Anruf weiterleiten müssen, teilen Sie der Person erneut mit, was Sie tun und warum. Zum Beispiel: „Ich stelle Sie zu meinem Kollegen durch, der Ihnen bei Ihrer Anfrage besser helfen kann.“
Bei der Überprüfung eines Anrufs achten Sie im Wesentlichen auf vier Dinge: den Namen des Anrufers, den Grund des Anrufs, die Stimmung des Anrufers und die Frage, ob der Anruf dringend ist oder nicht. Dazu müssen Sie den Anrufer nach seinem Namen und dem Grund seines Anrufs fragen. Sie können den Anrufer auch fragen, wie sein Tag verläuft, um ein besseres Gefühl für seine Stimmung zu bekommen. Schließlich sollten Sie fragen, ob der Anruf dringend ist oder ob er warten kann. Mit diesen vier Fragen können Sie den Anruf prüfen und entscheiden, ob Sie ihn annehmen müssen oder ob Sie ihn auf die Mailbox sprechen können.
Auf diese Frage gibt es keine allgemeingültige Antwort, da der richtige Umgang mit einem geschäftlichen Anruf von der jeweiligen Situation und dem Kontext abhängt. Es gibt jedoch einige Tipps für einen professionellen Umgang mit einem Geschäftsanruf:
– Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen zu Beginn des Gesprächs vor.
– Vermitteln Sie Ihre Botschaft klar und prägnant.
– Stellen Sie Fragen und hören Sie den Antworten aufmerksam zu.
– Seien Sie während des gesamten Gesprächs respektvoll und höflich.
-Danken Sie der Person am Ende des Gesprächs für ihre Zeit.