Business-E-Mail-Etikette: The Definitive Guide
Wenn es um die Kommunikation in der Berufswelt geht, ist die E-Mail ein allgegenwärtiges Instrument. Von der ersten Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden bis hin zum Schreiben von Updates an Kollegen und Vorgesetzte sind geschäftliche E-Mails oft das wichtigste Kommunikationsmittel. Daher ist es wichtig, die Etikette für das Schreiben von geschäftlichen E-Mails zu kennen. In diesem Leitfaden werden die Grundlagen der geschäftlichen E-Mail-Etikette erörtert und wie Sie sicherstellen können, dass Ihre E-Mails professionell und angemessen sind.
Die Betreffzeile einer E-Mail ist das erste, was der Empfänger wahrnimmt, wenn er Ihre Nachricht erhält. Eine prägnante, beschreibende Betreffzeile sollte verwendet werden, um dem Empfänger eine Vorstellung vom Inhalt Ihrer E-Mail zu vermitteln. Dadurch wird es für den Empfänger auch einfacher, die E-Mail später zu finden und zu priorisieren. Wenn Sie auf ein bestehendes Thema antworten, sollten Sie außerdem die Betreffzeile aktualisieren, um den neuen Inhalt wiederzugeben.
Beim Verfassen einer E-Mail ist es wichtig, so klar und prägnant wie möglich zu sein. Ihr Text sollte übersichtlich und leicht verständlich sein. Dadurch wird sichergestellt, dass die Nachricht klar und deutlich ankommt und die gewünschte Reaktion erzielt wird. Vermeiden Sie Fachjargon oder übermäßig technische Sprache, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails für alle Empfänger verständlich sind.
Der Ton Ihrer geschäftlichen E-Mails sollte stets professionell bleiben. Das bedeutet, dass Sie auf eine allzu informelle Sprache und Slang verzichten und stattdessen höflich und respektvoll schreiben sollten. Achten Sie außerdem darauf, dass alle E-Mails frei von Beleidigungen oder Negativität sind.
Es ist wichtig, dass Sie Ihre E-Mails vor dem Versenden Korrektur lesen. Rechtschreib- und Grammatikfehler können die Empfänger abschrecken und Sie unprofessionell erscheinen lassen. Vergewissern Sie sich außerdem, dass alle relevanten Informationen in der E-Mail enthalten sind.
Wenn Sie Dateien per E-Mail versenden, sollten Sie sie als Anhang versenden und nicht in den Text der E-Mail einbetten. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Dateien für den Empfänger leicht zugänglich sind. Verwenden Sie außerdem Software zur Dateikomprimierung, wenn Sie mehrere Dateien versenden, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig zugestellt werden.
Wenn Sie eine E-Mail-Signatur einrichten, achten Sie darauf, dass sie nur professionelle und sachdienliche Informationen enthält. Dazu gehören Ihr Name, Ihr Titel, Ihr Unternehmen, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse. Vermeiden Sie es, persönliche Informationen wie Links zu sozialen Medien oder Hobbys anzugeben.
Die Art und Weise, wie Sie eine E-Mail schließen, spiegelt Ihre Professionalität und Ihren Respekt gegenüber dem Empfänger wider. Beenden Sie eine E-Mail immer mit einem höflichen Schlusswort wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Vielen Dank“. Vermeiden Sie allzu saloppe Formulierungen wie „Prost“ oder „Bis bald“.
Wenn Sie die in diesem Leitfaden genannten Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass alle Ihre geschäftlichen E-Mails professionell und angemessen sind. Eine gute E-Mail-Etikette wird Ihnen helfen, bei Kollegen und potenziellen Kunden einen guten Eindruck zu hinterlassen.
Es gibt vier wichtige Elemente der E-Mail-Etikette:
1. Seien Sie in Ihren Nachrichten klar und prägnant.
2. Verwenden Sie korrekte Grammatik und Rechtschreibung.
3. Seien Sie respektvoll und professionell.
4. Verwenden Sie eine Signaturzeile.
1. Einleitung: Begrüßen Sie die Person, die Sie treffen, mit einem Lächeln und einem festen Händedruck. Nicht vergessen, den Namen zu sagen.
2. Aktives Zuhören: Blickkontakt herstellen, nicht unterbrechen und die Person ausreden lassen.
3. Respektieren: Bitte und Danke sagen. Nicht über jemanden hinweg sprechen.
4. persönlicher Freiraum: Nicht in den persönlichen Raum von jemandem eindringen.
5. Professionelles Auftreten: Sich dem Anlass entsprechend kleiden.
Beim Verfassen einer geschäftlichen E-Mail sind einige wichtige Dinge zu beachten:
1. bleiben Sie professionell. Das bedeutet, einen professionellen Ton zu verwenden und Slang oder Jargon zu vermeiden.
2. klar und prägnant sein. Kommen Sie schnell auf den Punkt und vermeiden Sie Ausschweifungen.
3. verwenden Sie korrekte Grammatik und Rechtschreibung. Dies zeigt, dass Sie kompetent und detailorientiert sind.
4. Lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Versenden Korrektur. So können Sie peinliche Fehler vermeiden.
5. Verwenden Sie einen höflichen und zuvorkommenden Ton. Auch wenn die E-Mail kurz ist, sollte sie dennoch respektvoll sein.
6. Vermeiden Sie die Verwendung von Großbuchstaben, da dies als Schreien aufgefasst werden kann.
7. Verwenden Sie eine angemessene Zeichensetzung.
8. Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, stellen Sie sicher, dass Sie die ursprüngliche Nachricht mitschicken, damit der Kontext klar ist.
9. Beschränken Sie vertrauliche Informationen auf ein Minimum. E-Mail ist kein sicheres Kommunikationsmittel, seien Sie also vorsichtig, was Sie weitergeben.
10. Verwenden Sie eine professionelle Signatur, die Ihren Namen, Ihren Titel und Ihre Kontaktinformationen enthält.
Es gibt ein paar Dinge, die Sie bei der E-Mail-Etikette beachten sollten:
1. Bleiben Sie professionell. Das bedeutet, dass Sie eine professionelle E-Mail-Adresse verwenden und auf Slang oder Abkürzungen verzichten sollten.
2. Fassen Sie sich kurz. Niemand liest gerne eine lange E-Mail, also versuchen Sie, Ihre Nachrichten kurz und präzise zu halten.
3. lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Versenden Korrektur. So können Sie peinliche Tippfehler vermeiden.
4. verwenden Sie eine Signatur. Eine Signatur ist eine gute Möglichkeit, Ihre Kontaktinformationen in Ihre E-Mails einzufügen.
5. Geben Sie wichtige E-Mails mit cc (carbon copy) oder bcc (blind carbon copy) an andere weiter. So bleiben alle auf dem Laufenden.
6. Verwenden Sie nicht zu viele Ausrufezeichen. Die Verwendung von zu vielen Ausrufezeichen kann unprofessionell oder sogar ärgerlich wirken.
7. Verwenden Sie keine Großbuchstaben. Das Schreiben in Großbuchstaben ist gleichbedeutend mit Schreien und sollte vermieden werden.
8. Verwenden Sie keine beleidigende Sprache. Dies versteht sich von selbst, aber es ist wichtig, daran zu denken, dass E-Mails weitergeleitet oder sogar ausgedruckt und weitergegeben werden können.
9. Vergessen Sie nicht, Dateien anzuhängen. Wenn Sie eine E-Mail mit einem Anhang versenden, vergewissern Sie sich, dass der Anhang enthalten ist, bevor Sie auf Senden klicken.
10. Drücken Sie nicht auf „Allen antworten“, wenn es nicht unbedingt notwendig ist. Wenn nicht jeder in der E-Mail Ihre Antwort sehen muss, klicken Sie nur auf „Antwort an den Absender“.