Eine W-2-Bescheinigung ist ein Dokument, das die Löhne und die von den Gehaltsschecks einbehaltenen Steuern eines Arbeitnehmers ausweist. Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern diese Bescheinigung jedes Jahr aushändigen, und der Internal Revenue Service (IRS) verwendet sie zur Berechnung und Überprüfung der Steuern. Dieses Dokument enthält die Löhne, Trinkgelder, Abzüge und alle Steuern, die vom Lohn des Arbeitnehmers einbehalten werden.
Alle Arbeitgeber, die ihren Arbeitnehmern Löhne zahlen, müssen ihnen eine W-2-Bescheinigung ausstellen. Dies gilt auch für Arbeitgeber, die selbständig sind oder einen Lohnverrechnungsdienst in Anspruch nehmen. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber jedem Arbeitnehmer, der im Laufe eines Jahres mehr als 600 Dollar Lohn erhält, eine W-2-Bescheinigung ausstellen.
Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern bis Ende Januar jeden Jahres W-2-Auszüge zusenden. Der IRS verlangt von den Arbeitgebern außerdem, dass sie der Sozialversicherungsanstalt (SSA) bis Ende Februar eine Kopie der Bescheinigung zukommen lassen.
Eine W-2-Bescheinigung enthält die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers, Löhne, Trinkgelder, einbehaltene Steuern und Abzüge. Außerdem enthält die Bescheinigung arbeitgeberspezifische Informationen wie den Namen und die Adresse des Arbeitgebers und seine Bundesarbeitgebernummer (EIN).
Das Finanzamt kann gegen Arbeitgeber, die ihren Arbeitnehmern keine W-2-Bescheinigung ausstellen, Strafen verhängen. Diese Strafen können je nach Verspätung der Bescheinigung zwischen 50 und 270 Dollar pro Bescheinigung betragen.
Die Ausstellung einer W-2-Bescheinigung hat mehrere Vorteile. Für Arbeitgeber stellt sie sicher, dass sie die Vorschriften des IRS einhalten und nicht für nicht gemeldete Steuern haften. Für die Arbeitnehmer bedeutet dies, dass sie ihre Einkünfte und Abzüge bei der Steuererklärung genau angeben können.
Es gibt Alternativen zu den W-2-Bescheinigungen, z. B. 1099-MISC-Formulare für unabhängige Auftragnehmer und 1099-G-Formulare für Steuererstattungen. Diese Formulare sind jedoch nicht so umfassend wie eine W-2-Bescheinigung, und die Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern nach wie vor eine W-2-Bescheinigung ausstellen, wie von der IRS vorgeschrieben.
Der IRS stellt mehrere Ressourcen zur Verfügung, die Arbeitgebern bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und der Ausstellung von W-2-Erklärungen helfen. Dazu gehören die Website des IRS, die Informationen über die Meldung von Löhnen und Steuern auf W-2-Bescheinigungen bietet, sowie ein Online-Einreichungssystem für die Übermittlung von W-2-Bescheinigungen an den IRS und die SSA.
Arbeitnehmer können die Richtigkeit ihrer W-2-Bescheinigung überprüfen, indem sie sie mit ihren Lohnabrechnungen und anderen Unterlagen vergleichen. Sie können sich auch an die IRS wenden, wenn sie Unstimmigkeiten zwischen ihrer Erklärung und ihren Unterlagen feststellen. Außerdem können Arbeitnehmer die Online-Tools der IRS nutzen, um die Richtigkeit ihrer W-2-Bescheinigung zu überprüfen.
Wenn Sie Ihre W-2 nicht bis zum 31. Januar erhalten haben, sollten Sie sich zunächst an Ihren Arbeitgeber wenden. Wenn dieser Ihnen keine Kopie aushändigen kann, können Sie beim IRS eine Lohn- und Einkommensbescheinigung anfordern. Diese Abschrift enthält Informationen aus Ihrem W-2 sowie alle anderen Einkünfte, die Sie während des Jahres erhalten haben. Sie können diese Abschrift zur Einreichung Ihrer Steuern verwenden, sie gilt jedoch nicht als offizielle Steuererklärung.
Die Frist für die Versendung der W-2-Formulare an die Arbeitnehmer ist der 31. Januar.
Es ist nicht zulässig, W-2 per E-Mail zu versenden. Die IRS verlangt, dass Arbeitgeber die W-2-Formulare elektronisch übermitteln. Arbeitgeber, die sich dafür entscheiden, W-2-Formulare elektronisch zu übermitteln, müssen einen von der IRS zugelassenen Dienstleister verwenden.
Wenn Sie keine W-2 von einem Arbeitgeber erhalten haben, können Sie einige Dinge tun:
– Wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber und bitten Sie um eine Kopie Ihrer W-2. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, den Arbeitnehmern ihre W-2 bis zum 31. Januar auszuhändigen.
-Wenn Sie keine W-2 von Ihrem Arbeitgeber erhalten können, können Sie das Formular 4852 zusammen mit Ihrer Steuererklärung einreichen. Das Formular 4852 ersetzt ein W-2 und Sie müssen Ihren Lohn und die einbehaltenen Steuern schätzen.
Sie können auch das Formular 8379 zusammen mit Ihrer Steuererklärung einreichen, wenn Ihr W-2 verloren oder gestohlen wurde. Mit dem Formular 8379 können Sie eine Erstattung der einbehaltenen Steuern beantragen, die nicht auf Ihrem W-2 angegeben waren.
Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen bis Ende Januar kein W-2 schickt, sollten Sie sich an die IRS wenden. Sie können dies unter der Nummer 1-800-829-1040 oder unter www.irs.gov tun. Sie müssen der IRS Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Sozialversicherungsnummer und die Daten, an denen Sie für den Arbeitgeber gearbeitet haben, mitteilen. Die IRS wird sich dann mit Ihrem Arbeitgeber in Verbindung setzen und ihn bitten, Ihnen eine W-2 zu schicken.