Der Erfolg jeder kleinen LLC hängt von der Führung genauer und organisierter Aufzeichnungen ab. Das Führen von Aufzeichnungen ist ein entscheidender Teil der Unternehmensführung, der die notwendige Dokumentation für Steuerzwecke, die Verfolgung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten und die Sicherstellung der finanziellen Gesundheit der LLC liefert. Dieser Leitfaden enthält eine schrittweise Anleitung für die Erstellung und Pflege eines Systems zur Führung von Aufzeichnungen für kleine LLCs.
Der erste Schritt bei der Buchführung für jedes kleine Unternehmen ist die Einrichtung eines Systems, das für Sie funktioniert. Dieses System sollte ein Ablagesystem, eine Methode zur Verfolgung von Transaktionen und eine Möglichkeit zur Organisation von Dokumenten für Steuerzwecke umfassen. Erwägen Sie, in eine Buchhaltungssoftware zu investieren oder einen Buchhalter einzustellen, der Ihnen bei der Einrichtung Ihres Systems hilft.
Es ist wichtig, alle von der LLC getätigten Finanztransaktionen zu dokumentieren, einschließlich Käufe, Verkäufe, Gehaltsabrechnungen und Investitionen. Ein System zur Dokumentation von Transaktionen hilft dabei, dass die Dokumente bei Bedarf leicht zugänglich sind.
Die Vermögenswerte Ihrer LLC sollten dokumentiert, verfolgt und regelmäßig überwacht werden. Dazu gehören Inventar, Ausrüstung, Land und andere Vermögenswerte.
Die Verbindlichkeiten der LLC sollten ebenfalls verfolgt werden. Dazu gehören Darlehen, Hypotheken, Kreditkarten und andere Schulden.
Die Überwachung des Cashflows ist ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens, und das gilt auch für kleine LLCs. Die Verfolgung des Cashflows hilft der LLC, fundierte Entscheidungen über Ausgaben, Investitionen und Budgetierung zu treffen.
Die Organisation der Steuerunterlagen Ihrer LLC ist ein wichtiger Teil der Buchführung. Dazu gehört die Verfolgung von Einkommen, Abzügen und Gutschriften sowie die Einreichung aller notwendigen Steuerformulare.
Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen an die Führung von Aufzeichnungen für LLCs in Ihrem Staat zu verstehen. Jeder Staat hat andere Anforderungen, daher ist es wichtig, dass Sie sich mit den Gesetzen in Ihrem Gebiet vertraut machen.
Neben der Kenntnis der Aufbewahrungsvorschriften ist es auch wichtig, einen Zeitplan für die Aufbewahrung und Entsorgung zu erstellen. In diesem Plan sollte festgelegt werden, wie lange Dokumente aufbewahrt und wann sie entsorgt werden sollten.
Anhand dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung können kleine LLCs ein effektives System zur Aufbewahrung von Unterlagen erstellen und pflegen. Das Anlegen und Führen genauer Aufzeichnungen ist für den Erfolg eines jeden Kleinunternehmens unerlässlich.
Es gibt verschiedene Arten von Aufzeichnungen, die kleine Unternehmen führen müssen, um die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen. Dazu gehören Finanzunterlagen, Mitarbeiterunterlagen und Kundenunterlagen.
Zu den Finanzunterlagen gehören Dinge wie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Steuerunterlagen. Kleine Unternehmen müssen diese Unterlagen aufbewahren, um ihre Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen und ihre Steuern vorzubereiten.
Zu den Mitarbeiterunterlagen gehören Dinge wie Bewerbungen, Lebensläufe, Leistungsbeurteilungen und Stundenzettel. Kleinunternehmen müssen diese Unterlagen aufbewahren, um die Leistung der Mitarbeiter zu verfolgen und die arbeitsrechtlichen Vorschriften einzuhalten.
Kundenunterlagen umfassen Dinge wie Kontaktinformationen, Kaufhistorie und jegliche Korrespondenz. Kleine Unternehmen müssen diese Aufzeichnungen führen, um ihre Kunden im Auge zu behalten und einen guten Kundenservice zu bieten.
Die Führung von Büchern ist für eine LLC nicht vorgeschrieben, wird aber allgemein empfohlen. Eine gute Buchführung kann einer LLC dabei helfen, ihren guten Ruf beim Staat zu wahren, ihre Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen und die Erstellung von Steuererklärungen zu erleichtern.
Um die Ausgaben einer LLC zu erfassen, müssen Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware ein Konto für die LLC einrichten. Auf diesem Konto werden alle Geldeingänge und -ausgänge für die LLC erfasst. Anschließend müssen Sie Unterkonten für jede Art von Ausgaben einrichten, z. B. für Miete, Versorgungsleistungen und Gehaltsabrechnung. Wenn Ausgaben anfallen, werden sie auf dem entsprechenden Unterkonto verbucht.
Es gibt vier Hauptarten von Aufzeichnungen, die Unternehmen aufbewahren müssen: Finanzaufzeichnungen, Personalaufzeichnungen, Kundenaufzeichnungen und Lieferantenaufzeichnungen. Zu den Finanzunterlagen gehören Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Steuerunterlagen. Zu den Personalunterlagen gehören z. B. Stellenbeschreibungen, Mitarbeiterverträge und Leistungsbeurteilungen. Zu den Kundenunterlagen gehören z. B. Kontaktinformationen, Auftragshistorie und Kundenfeedback. Zu den Lieferantenunterlagen gehören z. B. Kontaktinformationen, Auftragshistorie und Rechnungen.
Auf diese Frage gibt es keine allgemeingültige Antwort, denn wie ein Kleinunternehmen am besten den Überblick behält, hängt von dem jeweiligen Unternehmen und seinen Bedürfnissen ab. Einige gängige Methoden zur Nachverfolgung von Informationen in Kleinunternehmen sind jedoch die Verwendung physischer oder digitaler Ablagesysteme, die Führung detaillierter Aufzeichnungen über Transaktionen und Kommunikation sowie die Verwendung von Softwareprogrammen, die bei der Organisation und Aufgabenverwaltung helfen.