Die Bestandsanpassung ist ein wesentlicher Bestandteil der Lieferkette und der Einzelhandelsaktivitäten eines jeden Unternehmens. Eine effektive Methode zur Bestandsverwaltung ist die Durchführung und Abstimmung einer physischen Zählung. Dieser Prozess ist der genaueste Weg, um die Bestandsaufzeichnungen mit den vorhandenen Artikeln abzugleichen, und erfordert eine sorgfältige Vorbereitung, eine angemessene Dokumentation und detaillierte Berechnungen. In diesem Artikel wird Schritt für Schritt erläutert, wie ein Inventar auf der Grundlage einer physischen Zählung angepasst wird, und es werden Tipps gegeben, um die Genauigkeit zu gewährleisten und Unstimmigkeiten zu minimieren.
1. Vorbereitung auf die Zählung – Was Sie wissen müssen: Vor der Durchführung einer physischen Zählung ist es wichtig, die notwendigen Materialien zu sammeln und den Umfang der Zählung festzulegen. Dazu gehört, wie viele Artikel gezählt werden sollen, welche Art von Artikeln gezählt werden sollen und in welcher Menge. Darüber hinaus ist es wichtig, eine Checkliste der zu zählenden Gegenstände zu erstellen und sicherzustellen, dass jeder Gegenstand zur Identifizierung ordnungsgemäß beschriftet ist.
2. Verstehen des Inventurzählprozesses: Bei einer physischen Zählung werden die Artikel in einem Inventar manuell gezählt und mit den Aufzeichnungen verglichen. Dies geschieht, um die Genauigkeit zu gewährleisten und eventuelle Diskrepanzen zwischen den physischen Gegenständen und den Aufzeichnungen zu ermitteln. Es ist wichtig, dass die Zählung systematisch durchgeführt wird, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
3. Aufzeichnung der ersten Zählung – Genauigkeit ist der Schlüssel: Die Zählung sollte systematisch durchgeführt werden, und alle Gegenstände sollten genau gezählt werden. Dazu gehört das Aufzeichnen der Menge jedes Artikels, die Überprüfung der Artikelnummern und Beschreibungen und das Vermerken von Unstimmigkeiten. Es ist wichtig, alle während der Zählung festgestellten Unstimmigkeiten zu notieren, da dies dazu beitragen kann, die Ursache der Unstimmigkeit zu ermitteln.
4. die Berechnung der Differenzen zwischen der Zählung und den Aufzeichnungen: Nach Abschluss der Zählung sollten die Differenzen zwischen der Zählung und den Aufzeichnungen berechnet werden. Dazu gehört die Berechnung der Gesamtzahl der gezählten Gegenstände, der Gesamtzahl der im Bestandsverzeichnis erfassten Gegenstände und der Differenz zwischen den beiden Werten.
5. Ermittlung der Gründe für die Differenzen: Nachdem die Differenzen berechnet wurden, ist es wichtig, die Gründe für die Abweichungen zu ermitteln. Dazu können falsche Positionsnummern, falsche Beschreibungen oder falsche Mengen gehören. Die Ermittlung der Ursache für die Diskrepanz hilft dabei, die notwendigen Anpassungen am Bestand vorzunehmen.
6. Vornahme der erforderlichen Änderungen an den Bestandsaufzeichnungen: Nachdem die Gründe für die Unstimmigkeiten ermittelt worden sind, sollten die notwendigen Änderungen an den Bestandsaufzeichnungen vorgenommen werden. Dazu gehört die Eingabe der richtigen Artikelnummern, Beschreibungen und Mengen. Es ist wichtig, alle an den Bestandsaufzeichnungen vorgenommenen Änderungen zu dokumentieren.
7. Abgleich der Bestandsaufzeichnungen mit den Zählungen: Nachdem die erforderlichen Änderungen an den Bestandsaufzeichnungen vorgenommen wurden, ist es wichtig, die Bestandsaufzeichnungen mit den Zählungen abzustimmen. Dazu gehört die Überprüfung der Richtigkeit der Änderungen und die Aktualisierung der Bestandsaufzeichnungen, um die Änderungen widerzuspiegeln.
8. Dokumentieren von Änderungen für künftige Referenzzwecke: Es ist wichtig, alle an den Bestandsaufzeichnungen vorgenommenen Änderungen zu dokumentieren. Dazu gehört die Dokumentation der Gründe für die Unstimmigkeiten, der vorgenommenen Änderungen und der aktualisierten Bestandsaufzeichnungen. Dies trägt dazu bei, die Genauigkeit zu gewährleisten und eine Referenz für zukünftige Zählungen zu schaffen.
9. Abschluss der Bestandsanpassung: Sobald alle Unstimmigkeiten festgestellt und alle Änderungen an den Bestandsaufzeichnungen vorgenommen wurden, ist der Prozess der Bestandsanpassung abgeschlossen. Es ist wichtig, die Richtigkeit der Änderungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Bestandsaufzeichnungen die richtigen Mengen und Beschreibungen wiedergeben.
Durch die Befolgung dieser Schritte können Unternehmen die Genauigkeit sicherstellen und gewährleisten, dass Bestandsanpassungen rechtzeitig und effizient vorgenommen werden. Die Anpassung eines Bestands auf der Grundlage einer physischen Zählung kann Unternehmen dabei helfen, den Überblick über ihren Bestand zu behalten und genaue Aufzeichnungen zu gewährleisten.
Es gibt mehrere Inventurverfahren, aber die beiden gängigsten sind die periodische Inventur und die permanente Inventur.
Periodisches Inventarsystem: Bei der periodischen Inventur erfassen die Unternehmen ihre Bestände in bestimmten Zeitabständen, z. B. monatlich oder jährlich. Dieses System ist weniger genau als ein System der permanenten Inventur, da es keine Bestände berücksichtigt, die zwischen den Inventurzählungen verkauft oder verwendet wurden.
Perpetual-Inventory-System: In einem System der permanenten Bestandsaufnahme verfolgen die Unternehmen ihre Bestände ständig und in Echtzeit. Dieses System ist genauer als ein periodisches Inventarsystem, da es alle verkauften oder verbrauchten Bestände berücksichtigt.
Bei der Bestandsanpassung handelt es sich um einen Prozess, bei dem Änderungen an Ihrem Unternehmen vorgenommen werden, um dessen Leistung zu verbessern. Dies kann Änderungen an der Arbeitsweise, den angebotenen Produkten, der Marketingstrategie, dem Finanzmanagement und vielem mehr beinhalten. Derartige Anpassungen können schwierig sein, sind aber unerlässlich, wenn Sie Ihr Unternehmen reibungslos und effizient führen wollen.