Das ISO-Format für die Dokumentation von Richtlinienverfahren gibt den Rahmen vor, den Organisationen einhalten müssen, um sicherzustellen, dass ihre Dokumentation den internationalen Normen entspricht. Dieser Artikel bietet eine eingehende Untersuchung des Dokumentationsformats und seiner Komponenten.
Organisationen müssen die allgemeinen Anforderungen an die Dokumentation der ISO-Richtlinien verstehen, um ein effektives Programm zur Einhaltung der Vorschriften zu erstellen. In diesem Abschnitt wird ein Überblick über die Komponenten gegeben, die für diese Art von Dokumentation erforderlich sind.
In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Komponenten der ISO-Richtlinien-Verfahrensdokumentation erörtert. Zu diesen Bestandteilen gehören der Zweck des Dokuments, der Umfang des Dokuments, der Inhalt des Dokuments und das Format des Dokuments.
Dieser Abschnitt gibt einen Überblick über den Inhalt, der in die ISO-Verfahrensanweisungen aufgenommen werden muss. Dieser Inhalt umfasst die Einleitung und den Zweck des Dokuments, die Grundsatzerklärung, die Verfahrenserklärung und die Durchführungsanweisungen.
Die Erstellung einer wirksamen ISO-Verfahrensdokumentation erfordert die Einhaltung bestimmter bewährter Praktiken. In diesem Abschnitt wird eine Anleitung zu diesen bewährten Verfahren gegeben, einschließlich der Verwendung von Vorlagen, der Verwendung einer einheitlichen Formatierung und der Verwendung einer angemessenen Sprache.
Die ISO-Verfahrensdokumentation bietet eine Reihe von Vorteilen für Organisationen. In diesem Abschnitt werden die Vorteile dieser Art von Dokumentation erörtert, einschließlich der verbesserten Klarheit, der besseren Einhaltung von Vorschriften und der verbesserten Effizienz.
Die Erstellung und Pflege der ISO-Verfahrensdokumentation kann eine Herausforderung sein. In diesem Abschnitt werden einige der üblichen Herausforderungen erörtert, mit denen Unternehmen bei dieser Art von Dokumentation konfrontiert sind, darunter die Komplexität des Prozesses, die Kosten für die Implementierung und die Schwierigkeiten bei der Pflege des Dokuments.
Dieser Artikel hat eine eingehende Untersuchung des ISO-Formats für die Dokumentation von Richtlinien und Verfahren geliefert. Er hat die gemeinsamen Elemente der Dokumentation, die Vorteile und Herausforderungen bei der Erstellung des Dokuments und die besten Praktiken für die Erstellung und Pflege des Dokuments erörtert. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie mit den Dokumentationsanforderungen vertraut sind, um ein konformes und effektives Programm zu erstellen.
Auf diese Frage gibt es keine eindeutige Antwort, da der Prozess zur Erstellung eines ISO-Dokuments je nach der spezifischen Norm variieren kann. Im Allgemeinen besteht das Verfahren zum Verfassen eines ISO-Dokuments jedoch darin, einen Entwurf zu erstellen, ihn Experten auf dem betreffenden Gebiet zur Prüfung vorzulegen, das Dokument auf der Grundlage der Rückmeldungen zu überarbeiten und es dann zur Genehmigung durch das zuständige ISO-Gremium einzureichen.
Die ISO 9001 verlangt eine Reihe von dokumentierten Verfahren, darunter Verfahren für die Qualitätskontrolle, die Qualitätssicherung und die Verwaltung des Qualitätsmanagementsystems. Welche Verfahren im Einzelnen erforderlich sind, hängt von der jeweiligen Organisation und den Produkten oder Dienstleistungen ab, die sie anbietet. Alle Organisationen, die nach ISO 9001 zertifiziert sind, müssen jedoch über dokumentierte Verfahren für diese wesentlichen Funktionen verfügen.
Die ISO 9001-Dokumente enthalten fünf wichtige Komponenten:
1) Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem
2) Anforderungen an die Dokumentation
3) Verantwortung des Managements
4) Ressourcenmanagement
5) Produktrealisierung
Es gibt kein „Standard“-Dokumentationsformat für Personalakten (HR). Die meisten Personalabteilungen verwenden jedoch ein ähnliches Format für ihre Mitarbeiterakten. In der Regel enthält jede Mitarbeiterakte einen Abschnitt für persönliche Informationen (einschließlich Kontaktinformationen, Notfallkontakte und Informationen über die Familie), einen Abschnitt für Informationen über das Arbeitsverhältnis (einschließlich beruflicher Werdegang, Leistungsbeurteilungen und Disziplinarakten) und einen Abschnitt für Informationen über Sozialleistungen (einschließlich Krankenversicherung, Altersvorsorge und Urlaubssalden). Einige Personalabteilungen führen auch separate Dateien für Schulungsunterlagen und Mitarbeiterakten.
Die drei Arten von Dokumenten, die für ISO 9001 erstellt werden, sind Qualitätshandbücher, Qualitätsverfahren und Qualitätsaufzeichnungen. Qualitätshandbücher geben einen Überblick über das Qualitätsmanagementsystem und seine Richtlinien und Verfahren. In den Qualitätsverfahren werden die spezifischen Schritte beschrieben, die zur Gewährleistung der Qualität in allen Bereichen der Organisation unternommen werden müssen. Qualitätsaufzeichnungen liefern den Nachweis, dass das Qualitätsmanagementsystem befolgt und die Qualitätsziele erreicht werden.