Unabhängig davon, wie klein oder groß die Besprechung ist, ist es unerlässlich, vor der Besprechung einen Plan aufzustellen. Als Organisator ist es Ihre Aufgabe, die Ziele der Besprechung festzulegen, eine Tagesordnung zu erstellen und die Teilnehmer über ihre Rollen und Aufgaben zu informieren. Wenn die Teilnehmer die Erwartungen verstehen, ist es für alle einfacher, sich auf die gleiche Seite zu stellen und konzentriert zu bleiben.
Es ist wichtig, die richtigen Personen zu der Besprechung einzuladen. Wenn Sie zu viele Personen einladen, kann dies zu Ablenkungen führen und es schwierig machen, auf dem richtigen Weg zu bleiben, während zu wenige Personen dazu führen können, dass wertvolle Beiträge übersehen werden.
Ein pünktlicher Beginn und ein pünktliches Ende zeugen von Respekt vor der Zeit der Teilnehmer und tragen dazu bei, dass die Besprechung konzentriert und produktiv verläuft. Beginnen Sie damit, das Thema und die Tagesordnung vorzustellen, und gehen Sie dann die einzelnen Punkte durch. Fassen Sie am Ende die wichtigsten Punkte zusammen und geben Sie einen Zeitplan für die nächsten Schritte vor.
Ablenkungen können eine Sitzung schnell entgleisen lassen. Legen Sie eine strikte Tagesordnung fest und halten Sie diese ein. Planen Sie bei Bedarf Pausen ein, um die Teilnehmer bei der Stange zu halten, aber achten Sie darauf, dass sich das Gespräch auf das eigentliche Thema konzentriert.
Sorgen Sie dafür, dass sich alle Teilnehmer wohl fühlen und sich an der Besprechung beteiligen. Bitten Sie um Fragen oder Kommentare und schaffen Sie eine sichere Umgebung, in der die Teilnehmer das Wort ergreifen können. Die Ermutigung zur Teilnahme kann auch dazu beitragen, Ideen zu entwickeln und sicherzustellen, dass nicht eine Person das Gespräch dominiert.
Meetings sollten dazu dienen, Entscheidungen zu treffen und Projekte voranzutreiben. Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Entscheidungen gründlich diskutieren und zu einem Ergebnis kommen, bevor Sie die Sitzung verlassen.
Das Dokumentieren der wichtigsten Punkte der Besprechung hilft bei Folgeaufgaben und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Machen Sie sich Notizen und stellen Sie sicher, dass Sie diese nach der Sitzung an alle verteilen.
Achten Sie darauf, dass Sie sich nach der Sitzung mit den Teilnehmern treffen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt wurden und dass alle auf die gleichen Ziele hinarbeiten. So können Sie sicherstellen, dass die Besprechung produktiv und erfolgreich war.
Die 5 P’s effektiver Meetings sind Planung, Vorbereitung, Teilnahme, Produktivität und Professionalität.
1. Planung: Vor einer Besprechung ist es wichtig, den Zweck der Besprechung zu planen und festzulegen, wer an der Besprechung teilnehmen soll. Dies trägt dazu bei, dass die Besprechung konzentriert und produktiv verläuft.
2. Die Vorbereitung: Sobald der Zweck und die Teilnehmer der Sitzung festgelegt sind, ist es wichtig, die Sitzung vorzubereiten. Dazu gehört die Erstellung einer Tagesordnung und der Versand von Sitzungsunterlagen im Voraus.
3. Teilnahme: Damit eine Sitzung effektiv ist, müssen sich alle Teilnehmer aktiv beteiligen. Das bedeutet, dass sie sich zu Wort melden, Ideen mitteilen und anderen zuhören müssen.
4. produktivität: Eine effektive Besprechung sollte zu greifbaren Ergebnissen führen. Dazu könnten Entscheidungen getroffen, Aufgaben zugewiesen oder Ziele gesetzt werden.
5. Professionalität: Schließlich ist es wichtig, während der Sitzung ein professionelles Auftreten zu wahren. Dazu gehört, dass man anderen gegenüber respektvoll ist, beim Thema bleibt und Nebengespräche vermeidet.
Die 3 P’s für Meetings sind:
1. Vorbereitung – stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Materialien und Informationen im Voraus bereithalten
2. Pünktlichkeit – beginnen und beenden Sie die Sitzung pünktlich
3. Professionalität – bewahren Sie während der gesamten Sitzung eine respektvolle und höfliche Haltung
Es gibt sieben Grundregeln für effektive Besprechungen:
1. Legen Sie einen klaren Zweck für die Besprechung fest.
2. Vergewissern Sie sich, dass alle Teilnehmer über den Zweck informiert sind.
3. die Besprechung auf den Zweck konzentrieren.
4. Ermutigen Sie alle Teilnehmer zur Teilnahme.
5. Respektieren Sie die Zeitvorgaben.
6. Setzen Sie die getroffenen Entscheidungen um.
7. Nachbereitung der Sitzung.
Es gibt sechs Schritte, um produktive Meetings zu organisieren:
1. Definieren Sie den Zweck der Besprechung.
2. Legen Sie die Tagesordnung und die gewünschten Ergebnisse fest.
3. Laden Sie die richtigen Teilnehmer ein.
4. Setzen Sie einen realistischen Zeitrahmen.
5. Halten Sie die Besprechung in einer förderlichen Umgebung ab.
6. Nachbereitung des Treffens.
Die 7 Schritte bei der Planung einer Besprechung sind: 1. Definieren Sie den Zweck der Besprechung. 2. Legen Sie die Tagesordnung fest. 3. Legen Sie die Zeit und den Ort fest. 4. Wählen Sie die Teilnehmer aus. 5. Verwalten Sie die Einladungsliste. 6. Erstellen Sie den Besprechungsraum. 7. Geben Sie den Ton an.