Word-Dokumente können verschiedene Zugriffsebenen für verschiedene Personen haben, was eine sichere gemeinsame Nutzung von Informationen ermöglicht. Das Wissen um das Festlegen, Ändern und Entfernen dieser Berechtigungen kann bei der Arbeit mit vertraulichen Informationen sehr nützlich sein. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Arten von Berechtigungen, wie sie bearbeitet werden können und wie man Probleme behebt, die auftreten können.
Bei den Berechtigungen in Word-Dokumenten gibt es drei Haupttypen: Lese-, Schreib- und Vollzugriff. Nur-Lese-Zugriff bedeutet, dass jeder, der Zugriff auf das Dokument hat, es anzeigen kann, aber keine Änderungen vornehmen kann. Schreibzugriff bedeutet, dass Benutzer Änderungen am Dokument vornehmen können, aber keine bestehenden Berechtigungen löschen oder ändern können. Volle Kontrolle bedeutet, dass ein Benutzer alle gewünschten Änderungen vornehmen kann, einschließlich der Änderung der Berechtigungen für das Dokument.
Das Festlegen von Berechtigungen in Word ist relativ einfach. Sie müssen nur das Dokument öffnen und auf der Registerkarte „Datei“ die Option „Dokument schützen“ auswählen. Wählen Sie dort die Option „Zugriff einschränken“, und wählen Sie dann aus, welche Berechtigungen Sie erteilen möchten. Sie können auch die E-Mail-Adresse der Person oder Gruppe eingeben, der Sie Zugriff gewähren möchten, und die Dauer des Zugriffs festlegen.
Wenn Sie die für ein Dokument festgelegten Berechtigungen anzeigen möchten, wählen Sie auf der Registerkarte „Datei“ die Option „Dokument schützen“. Hier können Sie sehen, welche Benutzer Zugriff auf das Dokument haben und welche Zugriffsebene sie haben.
Wenn Sie die Berechtigungen eines bestehenden Dokuments ändern möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf der Registerkarte „Datei“ die Option „Dokument schützen“ auswählen. Von hier aus können Sie den Benutzer oder die Gruppe auswählen, dessen/deren Berechtigungen Sie ändern möchten, und dann die Zugriffsebene ändern, die er/sie hat.
Wenn Sie nicht für jedes Dokument, das Sie erstellen, manuell Berechtigungen festlegen möchten, können Sie eine Standardberechtigung für alle Dokumente festlegen. Wählen Sie dazu auf der Registerkarte „Datei“ die Option „Dokument schützen“ und dann die Option „Standardberechtigungen festlegen“. Von hier aus können Sie auswählen, welche Berechtigungen Sie als Standard festlegen möchten.
Wenn Sie einem Dokument die Berechtigungen entziehen möchten, wählen Sie auf der Registerkarte „Datei“ die Option „Dokument schützen“. Hier können Sie den Benutzer oder die Gruppe auswählen, deren Berechtigungen Sie entfernen möchten, und dann auf die Schaltfläche „Entfernen“ klicken.
Wenn Sie beim Bearbeiten von Berechtigungen in einem Word-Dokument auf Probleme stoßen, können Sie einige Dinge ausprobieren. Vergewissern Sie sich zunächst, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, um Änderungen an dem Dokument vorzunehmen. Wenn das Problem weiterhin besteht, können Sie versuchen, das Dokument zu schließen und es erneut zu öffnen. Wenn das nicht funktioniert, können Sie versuchen, die Berechtigungen für das Dokument zurückzusetzen, indem Sie auf der Registerkarte „Datei“ die Option „Dokument schützen“ und dann die Option „Berechtigungen zurücksetzen“ auswählen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Wissen um die Bearbeitung von Berechtigungen in einem Word-Dokument nützlich sein kann, wenn es um die sichere Freigabe von Informationen geht. Dieser Artikel bietet eine umfassende Anleitung zum Verständnis der verschiedenen Arten von Berechtigungen, zum Festlegen, Ändern und Entfernen von Berechtigungen und zur Behebung von Problemen, die auftreten können.