Einführung:
Microsoft Outlook ist ein unverzichtbares Werkzeug für viele Unternehmen und Privatpersonen. Es bietet den Benutzern eine bequeme Möglichkeit, ihre E-Mails und Kontaktlisten zu verwalten. Aber nicht nur das: Outlook bietet auch die Möglichkeit, zu verfolgen, wer E-Mails liest und öffnet. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die geöffneten und gelesenen E-Mails in Outlook verfolgen können und wie Sie herausfinden, wer eine E-Mail gelesen hat.
Bevor wir in die Details eintauchen, wie man nachverfolgen kann, wer E-Mails in Outlook liest, ist es wichtig, die Grundlagen der Outlook-E-Mail-Verfolgung zu verstehen. Outlook verfügt über eine Funktion namens Lesebestätigung, mit der Benutzer benachrichtigt werden können, wenn ihre E-Mails vom Empfänger gelesen wurden. Lesebestätigungen werden an den Absender als E-Mail mit der Betreffzeile „Gelesen: [Betreff der ursprünglichen E-Mail]“ gesendet.
Um E-Mail-Lesebestätigungen in Outlook zu aktivieren, müssen Sie das Menü Datei öffnen und Optionen wählen. Wählen Sie im Fenster Optionen die Registerkarte E-Mail und klicken Sie auf Verfolgungsoptionen. Hier haben Sie die Möglichkeit, das Kontrollkästchen „Lesebestätigung für alle gesendeten Nachrichten anfordern“ zu aktivieren. Dadurch werden Lesebestätigungen für alle über Outlook gesendeten E-Mails aktiviert.
Sobald die Lesebestätigungen aktiviert wurden, müssen Sie die E-Mail-Verfolgung in Outlook aktivieren. Wählen Sie im gleichen Fenster „Optionen“ die Registerkarte „E-Mail“ und klicken Sie auf „Verfolgungsoptionen“. Hier haben Sie die Möglichkeit, das Kontrollkästchen „Lesebestätigungen aktivieren“ zu aktivieren. Dadurch wird Outlook in die Lage versetzt, zu verfolgen, wann E-Mails geöffnet und gelesen werden.
Sobald Sie die E-Mail-Verfolgung aktiviert haben, müssen Sie auf den Verfolgungsbereich in Outlook zugreifen, um Lesebestätigungen und andere Verfolgungsinformationen anzuzeigen. Um den Verfolgungsbereich zu öffnen, müssen Sie das Menü Ansicht öffnen und die Option „Verfolgung“ auswählen. Daraufhin wird ein Fenster geöffnet, in dem alle Verfolgungsinformationen für alle in Outlook gesendeten oder empfangenen E-Mails angezeigt werden.
Nachdem Sie nun den Bereich „Verfolgung“ geöffnet haben, können Sie verfolgen, wer E-Mails in Outlook liest. Dazu müssen Sie die E-Mail im Verfolgungsfenster auswählen und auf die Schaltfläche „Lesebestätigung“ klicken. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem der Name des Empfängers sowie das Datum und die Uhrzeit, zu der er die E-Mail gelesen hat, angezeigt werden.
Sie können nicht nur verfolgen, wer E-Mails liest, sondern auch Lesebestätigungen für von Ihnen gesendete E-Mails anzeigen. Dazu müssen Sie den Ordner „Gesendete Objekte“ in Outlook öffnen und die E-Mail auswählen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Lesebestätigungen anzeigen“ am oberen Rand des Fensters. Daraufhin wird ein Fenster geöffnet, in dem alle Lesebestätigungen für die ausgewählte E-Mail angezeigt werden.
Sie können nicht nur verfolgen, wer eine E-Mail gelesen hat, sondern auch, wann eine E-Mail in Outlook geöffnet wurde. Öffnen Sie dazu den Bereich „Tracking“ und wählen Sie die E-Mail aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Details“ am oberen Rand des Fensters. Daraufhin wird ein Fenster geöffnet, in dem das Datum und die Uhrzeit des Öffnens der E-Mail angezeigt werden.
Für diejenigen, die detailliertere Nachverfolgungsinformationen benötigen, gibt es eine Reihe von E-Mail-Nachverfolgungsprogrammen von Drittanbietern, die mit Outlook integriert werden können. Diese Programme können zusätzliche Informationen wie den Standort des Empfängers, das Gerät, mit dem er die E-Mail geöffnet hat, und sogar die IP-Adresse des Empfängers liefern.
Fazit:
Die Verfolgung, wer E-Mails liest und wann E-Mails in Outlook geöffnet wurden, ist ein unschätzbares Werkzeug für Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen. Zu wissen, wann eine E-Mail gelesen wurde, kann Unternehmen helfen, Zeit und Ressourcen zu sparen, während Einzelpersonen sicherstellen können, dass ihre E-Mails gelesen und beantwortet wurden. Wenn Sie wissen, wie Sie Lesebestätigungen aktivieren, auf den Verfolgungsbereich zugreifen und E-Mail-Verfolgungssoftware von Drittanbietern verwenden, können Sie die E-Mail-Verfolgungsfunktionen von Outlook voll ausschöpfen.
Es gibt keine sichere Methode, um festzustellen, ob jemand Ihre E-Mail in Outlook gelesen hat, ohne dass er es weiß. Es gibt jedoch einige Dinge, die Sie tun können, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Ihre E-Mail gelesen wird. Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Betreffzeile klar und prägnant ist. Eine unklare Betreffzeile wird wahrscheinlich ignoriert werden. Zweitens: Verwenden Sie eine erkennbare E-Mail-Adresse. Wenn der Empfänger nicht weiß, wer Sie sind, ist die Wahrscheinlichkeit, dass er Ihre E-Mail öffnet, geringer. Und schließlich sollten Sie sich kurz fassen und auf den Punkt kommen. Lange, ausschweifende Nachrichten werden eher übersprungen.
Es gibt zwar keine narrensichere Methode, um festzustellen, ob eine E-Mail ohne Lesebestätigung gelesen wurde, aber es gibt einige Methoden, die Ihnen einen Hinweis geben können. Eine Methode besteht darin, in den Kopfzeilen der E-Mail zu prüfen, ob es ein Feld „Disposition-notification-to“ gibt. Dieses Feld zeigt an, dass der Absender eine Lesebestätigung angefordert hat. Ist es vorhanden, wurde die E-Mail wahrscheinlich gelesen. Eine andere Methode besteht darin, nach Anzeichen dafür zu suchen, dass die E-Mail geöffnet wurde, wie z. B. eine Änderung des Feldes „Zuletzt geändert“ in der Kopfzeile oder das Auftauchen neuer Tracking-Bilder. Schließlich können Sie versuchen, eine Test-E-Mail an dieselbe Adresse zu senden und zu sehen, ob Sie eine Lesebestätigung erhalten.