Geschäftliche Telefonnachrichten können überwältigend und schwierig zu handhaben sein. Die Einrichtung eines Systems für die Rücksendung von Nachrichten ist der erste Schritt zur Bewältigung dieser Aufgabe. Dieses System sollte Prozesse für die Sortierung von Nachrichten und die Entscheidung, welche Nachrichten zuerst zurückgesendet werden, beinhalten. Außerdem kann die Benennung eines Teammitglieds, das sich um die Rücksendung von Nachrichten kümmert, dazu beitragen, diesen Prozess effizienter zu gestalten.
Sobald Sie ein System eingerichtet haben, sollten Sie Ziele für die Antwortzeit festlegen, um sicherzustellen, dass die Nachrichten rechtzeitig zurückgeschickt werden. Es ist zwar nicht möglich, jede Nachricht sofort zu beantworten, aber wenn Sie sich das Ziel setzen, Nachrichten innerhalb von 24-48 Stunden zu beantworten, können Sie sicherstellen, dass Kundenanfragen nicht unbeantwortet bleiben.
Nicht alle Nachrichten sind gleich, daher ist es wichtig, Prioritäten zu setzen, welche Nachrichten zuerst beantwortet werden sollen. Dazu können Nachrichten von Kunden oder potenziellen Kunden oder Nachrichten von VIPs gehören. Ein klares System wird Ihnen dabei helfen, die Rücksendung wichtiger Nachrichten zu priorisieren.
Wenn Sie eine dringende Nachricht haben, ist es wichtig, so schnell wie möglich zu antworten. Je nach Dringlichkeit der Nachricht müssen Sie den Absender möglicherweise sofort zurückrufen oder ihm eine E-Mail schicken, um zu bestätigen, dass Sie die Nachricht erhalten haben und sich bald wieder melden werden.
Sobald Sie auf eine Nachricht geantwortet haben, ist es wichtig, nachzufassen, um sicherzustellen, dass der Absender Ihre Antwort erhalten hat. Dies kann per E-Mail oder Telefon geschehen und hilft sicherzustellen, dass Ihre Nachricht angekommen ist und dass die Bedürfnisse des Kunden berücksichtigt wurden.
Die Dokumentation aller erhaltenen Nachrichten und gesendeten Antworten ist ein wichtiger Schritt im Prozess der Rücksendung von geschäftlichen Telefonnachrichten. Diese Dokumentation sollte das Datum, die Uhrzeit und den Inhalt der Nachricht sowie alle getroffenen Folgemaßnahmen enthalten.
Der Einsatz von Technologie kann dazu beitragen, die Rücksendung von geschäftlichen Telefonnachrichten einfacher und effizienter zu gestalten. Automatisierte Software und Anwendungen können dazu beitragen, den Prozess der Bearbeitung und Rücksendung von Nachrichten zu rationalisieren und den Prozess zu verfolgen und zu dokumentieren.
Schließlich ist es wichtig, eine positive Erfahrung für Kunden bei der Rücksendung von geschäftlichen Telefonnachrichten zu schaffen. Eine rechtzeitige Antwort, Nachfassen und ein höfliches und professionelles Auftreten können dazu beitragen, dass sich die Kunden gehört und geschätzt fühlen.
Um einen Anruf auf der Voicemail zurückzugeben, rufen Sie einfach die Nummer an, von der die Voicemail kam. Wenn Sie die Nummer nicht gespeichert haben, können Sie sie in der Regel in der Anrufliste Ihres Telefons finden. Wenn Sie die Nummer anrufen, werden Sie aufgefordert, das Kennwort für die Voicemail einzugeben. Sobald Sie das Kennwort eingegeben haben, können Sie die Voicemail abhören und den Anruf zurückrufen, falls gewünscht.
Das Zurückrufen eines Anrufs auf Ihrem Bürotelefon ist ein einfacher Vorgang. Suchen Sie zunächst die Rufnummer, die Sie anrufen möchten. Wählen Sie dann die Nummer und warten Sie, bis die Person abnimmt. Sobald sich die Person meldet, nennen Sie Ihren Namen und den Grund Ihres Anrufs. Schließlich bedanken Sie sich bei der Person für ihre Zeit und beenden das Gespräch.
Wenn Sie einen geschäftlichen Anruf erwidern, sollten Sie dem Anrufer zunächst für seinen Anruf danken und ihn fragen, wie Sie ihm helfen können. Sie könnten zum Beispiel sagen: „Vielen Dank für Ihren Anruf. Wie kann ich Ihnen helfen?“
Wenn Sie eine geschäftliche Nachricht abschließen, ist es wichtig, höflich und professionell zu sein. Sie sollten dem Leser für seine Zeit danken und alle wichtigen Punkte der Nachricht wiederholen. Sie könnten zum Beispiel sagen: „Vielen Dank für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen Geschäfte zu machen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Geschäftsgespräch höflich zu beenden. Eine Möglichkeit ist, etwas zu sagen wie „Vielen Dank für Ihre Zeit“ oder „Ich weiß Ihre Hilfe zu schätzen.“ Eine andere Möglichkeit ist, etwas zu sagen wie „Ich bleibe in Kontakt“ oder „Ich melde mich bei Ihnen“.