Die Reaktion auf eine Bankprüfung kann ein stressiger und zeitaufwändiger Prozess sein, aber es ist wichtig zu wissen, wie man ihn richtig durchführt, um kostspielige Strafen oder Bußgelder zu vermeiden. In diesem Leitfaden werden die einzelnen Schritte bei der Reaktion auf eine Bankprüfung erläutert, von der Vorbereitung auf die Prüfung bis hin zum Verständnis der aufsichtsrechtlichen Anforderungen und dem Sammeln der erforderlichen Unterlagen und Informationen.
Bei einer Bankprüfung werden die Finanzunterlagen und -praktiken des Instituts untersucht, um sicherzustellen, dass sie mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften übereinstimmen. Das Prüfungsteam prüft Dokumente und Aufzeichnungen, befragt Mitarbeiter und beobachtet Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Prüfungsziel. Es ist wichtig, auf die Prüfung vorbereitet zu sein. Daher ist es ratsam, die Richtlinien und Verfahren der Organisation sowie alle geltenden Vorschriften vor der Prüfung zu überprüfen.
Es ist wichtig, die für das Institut geltenden aufsichtsrechtlichen Anforderungen zu verstehen, da das Bankprüfungsteam auf die Einhaltung dieser Anforderungen achten wird. Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, ist es ratsam, sich vor der Prüfung mit den einschlägigen Vorschriften vertraut zu machen, um mögliche Probleme zu erkennen, die während des Prüfungsprozesses auftreten könnten.
Damit das Prüfungsteam die Prüfung durchführen kann, muss das Institut ihm die erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Verfügung stellen. Dazu gehören Jahresabschlüsse, Dokumente und andere Aufzeichnungen sowie alle anderen Belege, die für die Prüfung relevant sein könnten. Es ist wichtig, dass diese Unterlagen geordnet und leicht zugänglich sind, um einen effizienten Prüfungsprozess zu gewährleisten.
Sobald die erforderlichen Dokumente und Unterlagen zusammengetragen wurden, sollte die Einrichtung einen Plan zur Reaktion auf die Prüfung entwickeln. Dieser Plan sollte die Schritte aufzeigen, die zur Reaktion auf die Prüfung unternommen werden müssen, wie z. B. die Bereitstellung der relevanten Dokumente und Unterlagen für das Prüfungsteam, die Kommunikation mit dem Prüfungsteam und die Beantwortung von Fragen oder Feststellungen.
Eine offene Kommunikation mit dem Prüfungsteam ist wichtig, um einen wirksamen Prüfungsprozess zu gewährleisten. Die Kommunikation sollte während der gesamten Prüfung fortgesetzt werden, und auf alle Fragen oder Bedenken sollte umgehend und professionell reagiert werden.
Während des Prüfungsprozesses ist es wichtig, eine genaue und aktuelle Dokumentation aller Kommunikationen und Interaktionen mit dem Prüfungsteam zu führen. Dazu gehören alle Dokumente oder Aufzeichnungen, die dem Prüfungsteam zur Verfügung gestellt wurden, sowie alle Fragen oder Antworten, die gegeben wurden.
Wenn das Prüfungsteam Probleme mit der Einhaltung der geltenden Vorschriften durch die Einrichtung feststellt, ist es wichtig, einen Aktionsplan zu entwickeln, um das Problem zu lösen. Dieser Plan sollte die Schritte aufzeigen, die unternommen werden müssen, um die Vorschriften einzuhalten, sowie alle zusätzlichen Unterlagen oder Aufzeichnungen, die möglicherweise benötigt werden.
Nach der Erstellung des Aktionsplans ist es wichtig, die notwendigen Schritte zur Behebung der Prüfungsfeststellungen zu unternehmen. Dies kann die Vorlage zusätzlicher Unterlagen oder Aufzeichnungen sowie die Vornahme erforderlicher Änderungen an den Richtlinien oder Verfahren der Einrichtung beinhalten.
Nach Abschluss des Prüfungsverfahrens ist es wichtig, das Verfahren zu bewerten, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Dies kann zu einem reibungsloseren Ablauf in der Zukunft beitragen und der Einrichtung helfen, mögliche Probleme zu erkennen, die in Zukunft auftreten könnten.
Beim Verfassen einer Antwort auf eine Prüfung sind einige wichtige Punkte zu beachten:
1. Seien Sie professionell und höflich.
2. Seien Sie klar und prägnant.
3. gehen Sie auf jeden vom Prüfer angesprochenen Punkt ein.
4. Legen Sie Belege für Ihre Antworten vor.
5. Danken Sie dem Prüfer für seine Zeit und Mühe.
Es gibt einige Dinge, die Sie während eines Audits nicht sagen sollten, um eine professionelle Haltung zu bewahren und den Prozess reibungslos ablaufen zu lassen. Erstens sollten Sie keine Aussagen machen, die als Schuldeingeständnis oder Schuldanerkenntnis ausgelegt werden könnten. Wenn Sie zum Beispiel wegen Steuerbetrugs geprüft werden, sagen Sie nichts, was als Schuldeingeständnis ausgelegt werden könnte. Zweitens: Vermeiden Sie es, dem Prüfer gegenüber konfrontativ oder argumentativ zu sein. Dies macht die Prüfung nur noch schwieriger und kann sogar zu zusätzlichen Belastungen führen. Schließlich sollten Sie dem Prüfer keine Versprechungen oder Verpflichtungen machen. Das könnte Ihnen später zum Verhängnis werden, wenn Sie sie nicht einhalten können.
Wenn Sie eine Bankprüfung nicht bestehen, wird die Bank Sie wahrscheinlich auffordern, Ihre Finanzunterlagen und internen Kontrollen zu verbessern. Die Bank kann auch strengere Bedingungen für Ihren Kredit festlegen, z. B. einen höheren Zinssatz oder zusätzliche Sicherheiten. In manchen Fällen kann die Bank Ihren Kredit sogar kündigen.