Der wichtigste Aspekt der richtigen Telefonetikette ist eine professionelle Begrüßung. Dies sollte geschehen, sobald der Anruf entgegengenommen wird, und Sie sollten sich mit Ihrem Namen, Ihrem Unternehmen und einer höflichen Begrüßung vorstellen. Dies gibt den Ton für das Gespräch vor und stellt sicher, dass alle Gesprächsteilnehmer wissen, mit wem sie sprechen und was der Zweck des Anrufs ist.
Es ist wichtig, daran zu denken, dass es sich um ein Geschäftsgespräch handelt, und die verwendete Sprache sollte dies widerspiegeln. Auch wenn das Gespräch in einem lockeren Ton geführt wird, sollte die Geschäftsetikette eingehalten werden, damit das Gespräch professionell bleibt. Dazu gehört die Vermeidung von Slang und ein höflicher Umgangston.
Beim Telefonieren ist es wichtig, dass Ihre Stimme klar und deutlich zu verstehen ist. Dadurch wird sichergestellt, dass das Gespräch klar und einfach zu verfolgen ist und dass die anderen Gesprächsteilnehmer deutlich hören können, was Sie sagen.
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Kommunikation liegt darin, den anderen Gesprächsteilnehmern aufmerksam zuzuhören. Es ist wichtig, sie ausreden zu lassen, bevor Sie selbst etwas sagen, und sich zu vergewissern, dass Sie verstanden haben, was gesagt wurde, bevor Sie antworten.
Bei einem Geschäftstelefonat ist es wichtig, dass Sie sich nicht durch andere Aktivitäten ablenken lassen. Dazu gehört, dass Sie nicht essen oder trinken und auch nicht auf E-Mails oder andere Ablenkungen achten. So wird sichergestellt, dass das Gespräch nicht unterbrochen wird und die anderen Gesprächsteilnehmer nicht abgelenkt werden. Seien Sie respektvoll
Allen Gesprächspartnern sollte ungeachtet etwaiger Meinungsverschiedenheiten Respekt entgegengebracht werden. Dazu gehört, dass man andere nicht unterbricht oder über sie spricht und dass man keine abfälligen Bemerkungen oder Witze macht.
Es ist wichtig, dass sich das Gespräch auf das aktuelle Thema konzentriert. Dadurch wird sichergestellt, dass das Gespräch produktiv ist und dass alle Beteiligten in der Lage sind, effektiv zu kommunizieren.
Wenn das Gespräch beendet ist, ist es wichtig, den anderen Parteien für ihre Zeit zu danken und das Gespräch auf höfliche und professionelle Weise zu beenden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten einen positiven Eindruck hinterlassen und das Gespräch erfolgreich beendet wurde.
Es gibt ein paar wichtige Dinge, die Sie bei der Telefonetikette am Arbeitsplatz beachten sollten:
1. gehen Sie immer sofort ans Telefon, wenn möglich nach dem dritten Klingeln. Wenn Sie den Anruf nicht sofort entgegennehmen können, sagen Sie dem Anrufer, dass Sie ihn so schnell wie möglich erreichen werden.
2. geben Sie sich und Ihr Unternehmen sofort zu erkennen. Der Anrufer sollte wissen, mit wem er spricht und wo er anruft.
3. verhalten Sie sich stets professionell und höflich. Dazu gehört, dass Sie klar und deutlich sprechen und die richtige Grammatik verwenden.
4. vermeiden Sie persönliche Gespräche. Dies ist nicht der richtige Zeitpunkt, um sich mit einem Freund oder Familienmitglied zu unterhalten.
5) Achten Sie auf den Geräuschpegel. Versuchen Sie, einen ruhigen Ort für das Gespräch zu finden, an dem Sie nicht abgelenkt werden.
6. Nehmen Sie Nachrichten entgegen, wenn die Person, die Sie zu erreichen versuchen, nicht erreichbar ist. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle wichtigen Informationen erhalten, z. B. den Namen des Anrufers, seine Nummer und den Grund des Anrufs.
7. Erwidern Sie Anrufe umgehend. Wenn Sie versprochen haben, zurückzurufen, tun Sie dies auch rechtzeitig.
8. Vermeiden Sie es, Anrufer lange in der Warteschleife zu lassen. Wenn Sie jemanden in der Warteschleife halten müssen, sagen Sie ihm, wie lange es dauern wird, und danken Sie ihm für seine Geduld.
9. Beenden Sie das Gespräch höflich. Danken Sie dem Anrufer für seine Zeit und teilen Sie ihm mit, wie er Sie bei Bedarf erreichen kann.
Es gibt fünf Grundlagen der Business-Etikette:
1. Seien Sie professionell. Das bedeutet, respektvoll, höflich und rücksichtsvoll gegenüber anderen zu sein.
2. pünktlich sein. Das bedeutet, pünktlich zu Sitzungen, Terminen und Fristen zu erscheinen.
3. vorbereitet sein. Das bedeutet, die notwendigen Materialien und Informationen im Voraus bereitzuhalten.
4. aufmerksam sein. Das bedeutet, anderen Aufmerksamkeit zu schenken und sich an Gesprächen zu beteiligen.
5. positiv sein. Das bedeutet, eine positive Einstellung und einen positiven Ausblick zu haben, auch in schwierigen Situationen.
Es gibt sechs wichtige Regeln für die Handy-Etikette:
1. Achten Sie auf Ihre Umgebung. Achten Sie darauf, dass Sie nicht stören oder aufdringlich sind, wenn Sie Ihr Handy in der Öffentlichkeit benutzen.
2. Nehmen Sie Rücksicht auf andere. Führen Sie keine lauten Gespräche oder stellen Sie Ihr Telefon nicht auf Lautsprecher, wenn andere sich konzentrieren oder schlafen wollen.
3. seien Sie respektvoll. Benutzen Sie Ihr Handy nicht an Orten, an denen es als respektlos gilt, wie z. B. bei einer Beerdigung oder im Kino.
4. Achten Sie auf Ihren Akku. Lassen Sie den Akku Ihres Handys nicht leerlaufen, ohne ein Ladegerät zur Hand zu haben, da dies für andere störend sein kann.
5. Seien Sie vorbereitet. Vergewissern Sie sich, dass Sie bereit sind, einen Anruf entgegenzunehmen oder auf eine Textnachricht zu antworten, bevor Sie Ihr Handy benutzen.
6. Seien Sie sicher. Benutzen Sie Ihr Handy nicht beim Autofahren, beim Spazierengehen oder bei anderen Aktivitäten, die gefährlich sein könnten.
Es gibt einige wichtige Dinge, die Sie bei der Telefonetikette beachten sollten:
1. Seien Sie professionell. Das bedeutet, dass Sie einen höflichen und geschäftsmäßigen Ton anschlagen sollten, auch wenn die Person am anderen Ende der Leitung dies nicht tut.
2. Vermeiden Sie die Verwendung von Slang oder Umgangssprache.
3. Seien Sie klar und prägnant. Kommen Sie schnell auf den Punkt und schweifen Sie nicht ab.
4. Achten Sie auf Ihr Publikum. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Botschaft auf die Person, mit der Sie sprechen, zuschneiden.
5. Vermeiden Sie Unterbrechungen. Lassen Sie die andere Person ausreden, bevor Sie sich einmischen.
6. Seien Sie geduldig. Manchmal kann ein Gespräch eine unerwartete Wendung nehmen oder in andere Richtungen abschweifen. Versuchen Sie, während des gesamten Gesprächs ruhig und geduldig zu bleiben.
7. Seien Sie respektvoll. Dazu gehört nicht nur, dass Sie respektvoll sprechen, sondern auch, dass Sie respektvoll zuhören.
8. Übernehmen Sie die Verantwortung für Ihre Worte. Wenn Sie einen Fehler machen, geben Sie ihn zu und entschuldigen Sie sich.
9. Vermeiden Sie es, die andere Person in Verlegenheit zu bringen. Wenn Sie eine schwierige Frage stellen müssen, tun Sie dies auf eine Weise, die nicht konfrontativ ist.
10. Beenden Sie das Gespräch höflich. Danken Sie der anderen Person für ihre Zeit und lassen Sie sie wissen, dass Sie sie zu schätzen wissen.