5: Wen Sie zu Ihrer Besprechung einladen müssen
Wenn es darum geht, eine erfolgreiche Geschäftssitzung zu organisieren, sind Planung und Vorbereitung der Schlüssel. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, alle Aspekte des Meetings sorgfältig zu bedenken, können Sie sicherstellen, dass es reibungslos abläuft und die von Ihnen gesteckten Ziele erreicht werden. Im Folgenden finden Sie 8 Schritte, die Ihnen bei der Planung eines erfolgreichen Geschäftstreffens helfen.
Bei der Festlegung eines Datums und einer Uhrzeit für Ihre Besprechung müssen Sie sicherstellen, dass diese für alle Teilnehmer geeignet sind. Berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit der Teilnehmer und versuchen Sie, einen Zeitpunkt zu wählen, der für alle passt, aber auch genügend Zeit für den Ablauf der Besprechung lässt.
Die Erstellung einer Tagesordnung ist ein wesentlicher Bestandteil des Planungsprozesses. Sie müssen festlegen, welche Themen besprochen werden sollen und in welcher Reihenfolge dies geschehen soll. So können Sie sicherstellen, dass die Sitzung strukturiert und organisiert ist und die Teilnehmer den Überblick behalten.
Der Ort Ihres Treffens ist wichtig, denn er sollte bequem und förderlich für produktive Diskussionen sein. Berücksichtigen Sie bei der Wahl des Ortes die Größe der Gruppe und die Art der Besprechung, die Sie durchführen wollen.
Stellen Sie vor dem Treffen sicher, dass alle notwendigen logistischen Anforderungen erfüllt sind. Dazu gehören die Bestellung von Speisen und Getränken, die Einrichtung der audiovisuellen Ausrüstung und die Bereitstellung von Schreibmaterial für Notizen.
Es ist wichtig, dass Sie die richtigen Personen zu Ihrem Treffen einladen. Entscheiden Sie, wer anwesend sein muss, und laden Sie alle Teilnehmer im Voraus ein, damit sie genügend Zeit haben, sich vorzubereiten.
Wenn Sie während des Treffens Dokumente vorlegen oder eine Präsentation halten werden, stellen Sie sicher, dass diese im Voraus vorbereitet sind. So können Sie sich auf die Diskussion konzentrieren und verzetteln sich nicht in technischen Details.
7. Erfrischungen bereitstellen: Erfrischungen für die Teilnehmer sind eine nette Geste und zeigen, dass Sie sich um ihr Wohlbefinden kümmern. Sorgen Sie dafür, dass ausreichend Speisen und Getränke zur Verfügung stehen, damit alle Teilnehmer während der Sitzung gut genährt und hydriert sind.
Nach der Besprechung sollten Sie sich mit den Teilnehmern in Verbindung setzen. Dazu kann die Übersendung des Sitzungsprotokolls oder die Besprechung der nächsten Schritte gehören. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Ziele der Besprechung erreicht und Fortschritte erzielt wurden.
Wenn Sie diese 8 Schritte befolgen, sind Sie auf dem besten Weg, eine erfolgreiche Geschäftsbesprechung zu planen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, alle Aspekte der Besprechung sorgfältig zu bedenken, können Sie sicherstellen, dass sie reibungslos verläuft und alle Beteiligten mit den Ergebnissen zufrieden sind.
Die Struktur einer geschäftlichen Besprechung hängt vom Zweck und dem gewünschten Ergebnis der Besprechung ab. Es gibt jedoch einige grundlegende Schritte, die befolgt werden können, um sicherzustellen, dass die Besprechung produktiv und effizient ist.
1. Legen Sie den Zweck der Besprechung fest.
Bevor eine Besprechung anberaumt wird, ist es wichtig, den Zweck der Besprechung festzulegen. Dies hilft bei der Festlegung der Teilnehmer, der Tagesordnung und des gewünschten Ergebnisses.
2. Versenden Sie eine Besprechungsanfrage.
Sobald der Zweck der Sitzung festgelegt ist, sollte eine Sitzungsanfrage an die entsprechenden Teilnehmer verschickt werden. Die Anfrage sollte das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Besprechung sowie die Tagesordnung enthalten.
3. pünktlich beginnen und sich an die Tagesordnung halten.
Es ist wichtig, die Sitzung pünktlich zu beginnen und sich an die Tagesordnung zu halten, um im Zeitplan zu bleiben. Alle Teilnehmer sollten die Tagesordnung im Voraus kennen, damit sie alle notwendigen Materialien vorbereiten können.
4. ein Protokoll führen.
Die Anfertigung eines Protokolls während der Sitzung hilft sicherzustellen, dass alle wichtigen Diskussionspunkte festgehalten werden. Das Protokoll kann nach der Sitzung an die Teilnehmer zum Nachschlagen verteilt werden.
5. Weisen Sie Aktionspunkte zu.
Am Ende der Sitzung ist es wichtig, alle zu erledigenden Aufgaben zuzuweisen. Jeder Aktionspunkt sollte einer bestimmten Person mit einem klaren Fälligkeitsdatum zugewiesen werden.
Die 4 P’s bei der Planung eines Meetings sind:
1. Zweck – Was ist der Zweck der Besprechung? Was sind die Ziele?
2. Teilnehmer – Wer wird an der Besprechung teilnehmen? Wer muss dabei sein?
3. Ort – Wo wird das Treffen stattfinden? Gibt es einen bestimmten Ort, der sich am besten für das Treffen eignet?
4. zeit – wann wird das Treffen stattfinden? Gibt es eine bestimmte Uhrzeit, die sich am besten für das Treffen eignet?